Natuurlijk is Microsoft Teams een waardevolle applicatie om documenten in op te slaan en te delen, maar het is zoveel méér dan dat. Wedden dat jouw medewerkers lang niet alle functionaliteiten benutten waar jij in geïnvesteerd hebt?
De kans is namelijk groot dat veel medewerkers binnen jouw organisatie hun Microsoft Teams eigenlijk nog steeds gebruiken als ‘SharePoint 2.0’. Al hun documenten zijn er overzichtelijk beschikbaar en projectgroepen kunnen informatiestromen op een eenvoudige manier met elkaar delen. Tot zover: perfect.
Communicatie
Maar hoe zonde is het dat het daar vaak mee ophoudt, terwijl er nog een wereld aan (communicatie)mogelijkheden te ontdekken valt? Als je het goed aanpakt, hoeft eindeloos mailverkeer er bijvoorbeeld voortaan niet meer aan te pas te komen – simpelweg door Microsoft Teams te benutten waarvoor ’t bedoeld is.
Chatten
Alle communicatie tussen collega’s onderling kan namelijk eenvoudig plaatsvinden via Microsoft Teams. Ten eerste is er de chatfunctie, die op precies dezelfde manier als WhatsApp gebruikt kan worden. Even peilen hoe de stand van zaken van een project is? Navraag doen over de inhoud van een bespreking die heeft plaatsgevonden? Met een simpel berichtje naar de juiste collega ligt het antwoord binnen handbereik en bespaar je jezelf een hoop heen-en-weer-gemail, en dus ook veel tijd. Ook handig: de chat binnen Teams heeft een zoekfunctie, zodat correspondentie per zoekwoord kan worden teruggevonden.
Mentions
Daarnaast is er de ‘mention’-functie, waarmee medewerkers snel kunnen worden geattendeerd op een taak. Door simpelweg iemand te ‘taggen’ krijgt de betreffende persoon real-time een melding op zijn of haar scherm. Zo kunnen medewerkers zelf informatiestromen prioriteren: zaken die echt urgent zijn worden voorzien van een mention, andere niet.
Onderweg
Microsoft Teams kan bovendien worden gepersonaliseerd naar wens van specifieke afdelingen, projectgroepen of individuele medewerkers. Alle apps van Office365 zijn te integreren met Teams en kunnen ook op mobiele devices gebruikt worden. Zo kunnen collega’s ook op afstand met elkaar communiceren op een veilige manier binnen de eigen werkomgeving. Ook foto’s en documenten kunnen veilig worden gedeeld en makkelijk worden teruggevonden. Alles komt immers in de cloud terecht.
Integratie Office365
Dankzij bijvoorbeeld de integratie van OneNote in Teams, kunnen aantekeningen van bijvoorbeeld klantgesprekken, vergaderingen of Skypecalls real-time worden gedeeld en bijgewerkt binnen projectgroepen. Zo kunnen medewerkers per klant, project of vergadering teruglezen wat er in het verleden is besproken, zonder dat ze daarvoor collega’s of klanten hoeven te bellen of mailen. Collega’s hoeven elkaar dus ook niet meer te briefen: alle benodigde informatiestromen zijn á la minute beschikbaar in hun gedeelde werkomgeving.
Oeverloos mailen en bellen is dus écht verleden tijd. Dit is het uitgelezen moment om een flinke slag te slaan in de DNA-verandering onder jouw medewerkers. Laat collega’s elkaar aansporen, maak van de nood een deugd. Een suggestie? Wordt een collega erop ‘betrapt’ toch een onnodige mail te sturen? Dan bakt hij of zij een taart. Eet smakelijk!
