Tools zullen zelden efficiënt ingezet kunnen worden, als jouw medewerker zich niet bewust is van hetgeen er gebeurt als hij of zij op bepaalde knoppen drukt. Dat merkte ook Claudia van Heelsbergen, coach bij 1uur.nu, toen ze medewerkers van een drogisterijketen trainde in het gebruik van de kassasystemen van Cocosoft retailautomatisering. “Medewerkers moeten handelingen uitvoeren omdat ze daar zelf het nut van inzien, niet omdat het nu eenmaal moet.”
Benutting systemen
De kassasystemen bij onze klant kunnen voor uiteenlopende functionaliteiten worden ingezet, zoals voor het tellen van de voorraad, het plaatsen van bestellingen en voor inzage in klantenaantallen en druktepieken. Optimale benutting van deze systemen werkt kosten- en tijdbesparend en biedt bedrijfsleiders de mogelijkheid om met een minimale bezetting te draaien.
Kennis en vertrouwen
Toch ontbreekt het vaak nog aan vertrouwen om blind te varen op de software, waardoor medewerkers vaak overbodige handelingen uitvoeren en dubbel werk doen. De voorraad handmatig tellen, toch nog even de schappen nalopen na een vraag van een klant… Meer kennis over hun systemen zou medewerkers bovendien in staat stellen rapportages op te vragen, te interpreteren en daar acties aan te verbinden. De kassa houdt bij hoeveel klanten het betreffende filiaal bezoeken, hoeveel zij uitgeven, op welke piekmomenten op een dag zij dit het meest doen, welke producten goed lopen en welke minder en of dit misschien seizoens- of gelegenheidsafhankelijk is. Kortom, de kassa kan zoveel – maar wordt daar vaak nog maar mondjesmaat voor gebruikt.
Training tijdens het werkproces
Aan de kassa leert Claudia deze medewerkers precies dat wat ze nodig hebben. Niet meer, niet minder. “Tijdens een trainingssessie volg ik het winkelproces en laat hen daarbij zien, goed wakend voor een overload aan kennis, hoe de software voor hen kan gaan werken. Een nieuwe klantenpas invoeren met een paar simpele knoppen of retouren innemen binnen een paar minuten kan medewerkers al zoveel tijd en moeite besparen.”
Ook met de bedrijfsleiders gaat Claudia tijdens de trainingen aan de slag. Wie zijn of haar rapportages namelijk goed gebruikt, kan de juiste mensen op de juiste momenten in de winkel zetten en zal de omzet zien stijgen. “In drogisterijland wordt nog veel op gevoel gewerkt: ‘vorige week verkocht ik 10 flesjes van dit parfum, dus vanaf nu worden 10 flesjes per week besteld’. Dat is zonde. Software kan een, veel efficiënter, gemiddeld verkoopaantal geven en zal de bedrijfsleider alleen adviseren bij te bestellen wanneer het signaleert dat de voorraad op een minimaal benodigd aantal is beland. Zo heb je dus nooit teveel vermogen op de plank staan dat mogelijk niet eens verkocht wordt. Dit kan de retail veel geld op voorraden besparen.”
Beïnvloed door omstandigheden
Het runnen van de drogisterij blijft een wisselwerking tussen logisch nadenken en het benutten van de software, benadrukt Claudia. “Rapportages mogen dan wel aantonen dat het op dinsdagmiddag al twee weken op rij bovengemiddeld druk is. Voordat je daar conclusies aan verbindt, is het goed om eerst eens terug te blikken: regende het op dat moment hard en zit jouw filiaal in een overdekt winkelcentrum? Waren de folders die dag bezorgd en stond daar een populaire actie in? Cijfers blijven altijd onderhevig aan variabele omstandigheden, maar dat maakt het werk in deze branche nou juist weer interessant!”
