“Sta in de file, ben later!” Oké, dat kan nog, maar voor alle zakelijke communicatie die inhoudelijk dieper gaat dan dat, adviseren wij het gebruik van Teams in plaats van WhatsApp. In deze blog lees je waarom.
Veel mensen hebben een haat/liefdeverhouding met WhatsApp. We weten niet beter en gezien het gebruikersgemak kunnen zelfs de grootste digibeten niet meer zonder, maar anderzijds zijn de grenzen tussen werk en privé daardoor wel behoorlijk vervaagd.
Van harte!
Omdat dagelijks zowel privéberichten als zakelijke appjes binnenstromen, zien veel medewerkers door de bomen het bos niet meer. Op hun werk worden ze afgeleid door alle familieleden die die ene neef feliciteren in de groepsapp, terwijl ze zich juist ’s avonds weer zitten te ergeren aan collega’s die zich in de projectgroep-app opwinden over de prestaties van hun favoriete voetbalclub. Onnodig en niet ideaal!
Dataveiligheid
Bovendien is het risico op dataverlies nadrukkelijk aanwezig bij zakelijk gebruik van WhatsApp. Documenten en afbeeldingen die onder collega’s worden uitgewisseld komen op privételefoons verspreid door heel het (buiten)land terecht, en bij vertrek, ziekte of ontslag van een collega, zijn ze niet meer terug te halen.
Privacygevoelig
Ook GDPR-technisch valt over de veiligheid van datauitwisseling via WhatsApp te twisten. WhatsApp is van Facebook en staat daarom in Amerikaanse datacenters. In Amerika gelden op privacygebied andere richtlijnen.
Chatten in Teams
Ons advies: gebruik de chatfunctie in Microsoft Teams voor alle zakelijke communicatie. Deze functioneert nagenoeg hetzelfde als WhatsApp, maar is op veel vlakken veiliger en efficiënter. Microsoft heeft met – onder andere – Nederland afgesproken dat het datacenter van Teams uitsluitend in Europa wordt neergezet, en dat hier dus de GDPR-richtlijnen gelden. Stukken veiliger dus. Ook komen documenten en afbeeldingen die onderling verstuurd worden direct terecht in de OneDrive van de ontvanger. Ook kunnen data gemakkelijk verplaatst worden van en naar andere applicaties, zoals SharePoint.
En last but not least – omdat je de app Teams ’s avonds gewoon kunt uitschakelen en overdag je WhatsApp niet noodzakelijk meer hoeft te openen, houd je zakelijk en privé eenvoudig gescheiden. Dus overdag geen “mam, wat eten we?” en ’s avonds geen curieuze GIFjes van een zingende geit.
Wil jij dat ook? Dan helpen wij je graag verder.
