Als je organisaties leert hoe digitale middelen kunnen bijdragen aan slimmere werkroutines, benader je de moderne werkplek vanuit het werk van mensen. In deze blog vertelt Rik Verlinden, trainer bij 1uur.nu, waarom het ook belangrijk is om de taal van de IT’er te spreken.
Snijvlak
Binnen de digitalisering is er altijd een spanningsveld tussen de wens van IT en de gebruikerswens. IT wil uiteraard graag zorgen dat vanuit de techniek alles zo goed mogelijk beveiligd is, en doet dat graag met geavanceerde technieken en slimme oplossingen. De gebruiker ervaart die beveiligingsmaatregelen of nieuwe software misschien soms als lastig. Goede bedoelingen en begrijpelijke wensen aan twee kanten, maar er is simpelweg sprake van twee talen spreken: de taal van de gebruiker en de taal van de IT’er. Het is belangrijk dat iemand beide talen spreekt en actief is op precies dat snijvlak.
Gefaseerde aanpak
Laat me het belang van het spreken van die twee ‘talen’ illustreren met een voorbeeld. Als je als organisatie aan de slag gaat met een omgeving als Microsoft 365, is het kunnen delen van bestanden met externen misschien wel belangrijk voor je. Maar voor je daarmee aan de slag gaat, wil je wel zeker weten dat je medewerkers weten wat ze delen, hoe ze dat kunnen delen en met wie ze dat mogen delen. Een foute druk op de denkbeeldige knop kun je je niet veroorloven. Daarom is het handig bij een eerste uitrol het delen van bestanden met externen nog even uit te zetten. Zorg eerst dat je medewerkers goed getraind zijn en weten hoe ze onderling bestanden kunnen delen. Zet daarna bijvoorbeeld het delen van bestanden via OneDrive aan. Zo kunnen medewerkers alleen individueel bestanden delen en niet direct een hele bulk aan informatie uit SharePoint met de buitenwereld delen. Werkt dat goed, kun je nog overwegen eerst met een externe SharePoint-site te werken. Zo moeten je mensen een aparte SharePoint-site aanvragen voor ze informatie kunnen delen met externen en hou je als bedrijf een oogje in het zeil. Heeft iedereen het delen van bestanden goed in de vingers? Dan kun je je omgeving open zetten. Maar heb je het idee dat nog niet iedereen het begrijpt? Dan kun je ervoor kiezen wat langer op een tussenstap te blijven zitten.
Techniek en mens samengebracht
Doordat enkele van onze trainers een technische Microsoft-training hebben gevolgd, weten we niet alleen precies welke keuzes er in het adoptietraject te maken zijn vanuit gebruikersperspectief, maar weten we ook precies wat de technische mogelijkheden zijn bij de overstap en de inrichting van Microsoft 365. We gaan nog steeds uit van de mens in de organisatie, maar we spreken beter de taal van de IT’er. Zo brengen we twee werelden samen voor een nog beter resultaat.
Nieuwsgierig?
Wij leren jouw organisatie hoe digitale middelen kunnen bijdragen aan slimmere werkroutines. We benaderen de moderne werkplek vanuit het werk van mensen, maar combineren dat met onze kennis van techniek. Benieuwd waar voor jouw organisatie nog ruimte voor verbetering zit? Geef ons een belletje op 0183-512 253 of mail naar info@1uur.nu, we denken graag met je mee.
