De zomer is alweer drie weken onderweg en de meeste scholen zijn inmiddels gesloten voor vakantie. Een mooi moment voor een digitale schoonmaak. In deze blog geeft Nina de Leeuw, aangesloten bij 1uur.nu als trainer en consultant, slimme tips om jouw computer op te ruimen.
Ruim je documenten op
We kennen het allemaal. Je bedenkt ooit een mooie mappenstructuur, maar op een goed moment is die structuur eigenlijk een beetje achterhaald. Voor je het weet staan overal losse documenten en ben je het overzicht kwijt. Zonde. Je kunt natuurlijk de zoekfunctie gebruiken, maar als je behoefte hebt aan overzicht kun je de volgende vijf stappen zetten.
Opruimen in vijf stappen
1. Check je structuur
Maak een lijstje met alle taken, projecten en processen waar je mee bezig bent. Leg die eens naast je bestaande mappenstructuur en probeer die twee weer kloppend te maken.
2. Archiveer
Heb je mappen die je niet meer gebruikt, maar wel moet bewaren? Archiveer ze dan in de map die je Archief noemt. Houd rekening met de minimale of maximale bewaartermijn van de verschillende instanties.
3. Ruim je losse bestanden op
Check vervolgens eens al die losse documenten die op je desktop staan of die anderszins buiten je mappenstructuur vallen. Schuif ze in de juiste map of gooi ze weg. Echt, die deleteknop doet geen pijn, geloof me. Natuurlijk zijn er altijd documenten die niet echt ergens inpassen, maar die je toch – nog – niet weg kan gooien. Gebruik daarvoor een mapje ‘Diversen’. Laat ze in ieder geval niet slingeren.
4. Ruim ook je downloads op
Vergeet het mapje met Downloads niet. Die map loopt vaak ongemerkt vol, terwijl de bestanden negen van de tien keer ook al elders op je computer opgeslagen zijn. Ga ook daar even met de virtuele bezem doorheen.
5. Maak snelkoppelingen
Voor mappen die je veel gebruikt, kun je een snelkoppeling maken onder je favorieten (‘snelle toegang’). Zo hoef je niet alle mapjes en submapjes door te klikken, maar heb je al je veelgebruikte mappen binnen handbereik. Via een rechtermuisklik op de betreffende folder kies je voor ‘snelle toegang’.
Schoon je e-mails op
Als je dan toch bezig bent, neem dan meteen je e-mail mee. Eigenlijk gelden hier dezelfde stappen. Je kunt hetzelfde lijstje met taken, projecten en processen gebruiken en vergelijken met de folderstructuur van je e-mail. Gebruik zo min mogelijk folders en als het kan geen subfolders. Je kan het ook houden op één archieffolder voor alles wat je wil bewaren.
Doe eens een reset van je inbox
Veel mensen bewaren van alles in hun inbox, tot ze totaal het overzicht kwijt zijn. Schuif alle mails die ouder zijn dan – laten we zeggen – een maand in een archiefmapje die je bijvoorbeeld ‘Oude Inbox’ noemt. Dan hou je een aantal recentere mails over die je een voor een door kunt lopen. Plaats de mails waar je iets mee moet in een aparte folder genaamd ‘Doen’. Zo heb je alle acties bij elkaar. Wat weg kan, delete dat, de rest schuif je in de juiste folder. En vergeet niet, met de zoekfunctie kun je alles weer terugvinden, dus geen paniek!
Kijk eens kritisch naar je abonnementen op nieuwsbrieven
Terwijl je je e-mail opschoont, kom je ongetwijfeld een hele stapel nieuwsbrieven tegen. Kom je er één tegen die je toch niet leest, klik dan meteen in de footer van de nieuwsbrief op ‘Unsubscribe’. Wil je de nieuwsbrief blijven ontvangen, maar wil je niet dat je inbox opnieuw volloopt, maak dan een regel aan. Selecteer de nieuwsbrief, druk op de rechtermuisknop, en kies ‘Regel maken’. Zo kun je nieuwsbrieven automatisch in een apart mapje laten landen dat je kunt bekijken op een moment dat het je schikt.
Ruim je wachtwoorden op
Wachtwoorden… Waar bewaar je die? Post-its op je beeldscherm, stickertjes onder je toetsenbord en in spreadsheets. dat is in ieder geval geen veilige oplossing. Een wachtwoordmanager helpt je je omgeving opgeruimd én veilig te houden. Daarmee kun je unieke gebruikersnamen en wachtwoorden genereren, opslaan en beveiligen. Je hoeft alleen nog het – sterke – wachtwoord van de wachtwoordmanager zelf te onthouden. Er zijn veel verschillende oplossingen, maar persoonlijk maak ik gebruik van Bitwarden.com. Een aanrader! Check wel altijd even bij je IT-afdeling welke wachtwoordmanager past bij het beleid van je organisatie.
Meer weten?
Plan nu vast een moment voor de volgende opruimactie. Doe dat regelmatig en je bent zo weer bij! Wil je meer slimme tips ontvangen? Meld je dan aan voor onze blogs of volg onze LinkedIn-pagina. Benieuwd hoe jouw organisatie slimmer kan werken. Geef ons een belletje op 0183-512 253 of mail naar info@1uur.nu, we leren je graag kennen.
