Digitalisering biedt veel kansen om efficiënter te werken. Dat brengt verandering met zich mee en dat kan weleens voor wat spanning zorgen. Karin van Asselt, adoptieconsultant bij 1uur.nu, geeft in deze blog vijf tips om een nieuwe werkwijze, technologie of tool wel met succes te implementeren.
1. Zet het resultaat centraal, niet de verandering
Wij mensen zijn routinedieren en verandering roept een reactie op. Sommige mensen gaan er heel ontspannen mee om, maar het kan ook voor wat spanning zorgen. Daarom is het heel belangrijk om door de bril van je medewerkers te kijken. De implementatie van een nieuwe technologie, tool of werkwijze is nooit een doel op zich. Het resultaat – een betere, prettigere of efficiëntere manier van werken – dat is waar het om draait. ‘Samenwerken met Microsoft Teams’ is geen doel, ‘Makkelijker in contact komen met je collega’s’ of ‘Een overzichtelijk startpunt van je dagelijkse werkzaamheden creëren’, dat is het resultaat en daar gaat het om. Pas als medewerkers de nieuwe werkwijze écht omarmen, is er sprake van een succes.
2. Zorg dat de nieuwe werkwijze aansluit bij het werk van de individu
Wat ook goed is om bij stil te staan, is dat niet je organisatie verandert, dat doen de medewerkers. En die medewerkers zijn individuen. Wat voor de een relevant is, is voor de ander misschien helemaal niet relevant. Als je kijkt naar Microsoft Teams als samenwerkingsplatform, dan zal een projectteam op een marketingafdeling daar anders mee werken dan een behandelaar in de zorg. De behandelaar zal met name chatten, videovergaderen en misschien wat bestanden delen. De projectleider die samen met zijn marketingteam een heel project moet aansturen van A tot Z, zal het samenwerkingsplatform veel intensiever gebruiken, ook in combinatie met andere apps in Microsoft Teams, zoals Planner, OneNote en Forms. Het is dus heel belangrijk dat de nieuwe technologie, tool of werkwijze goed aansluit bij het werk van de individu.
3. Timing is alles
Een veranderproces bestaat uit verschillende fases en elk individu zit in een andere fase van het proces. Daar moet je rekening mee houden. Zo is bij veel organisaties training een belangrijk onderdeel van het implementatietraject. Maar voor je iemand gaat trainen, moet diegene begrijpen waarom je een bepaalde verandering door wil voeren, wat die verandering inhoudt en wanneer het plaats gaat vinden. Dat geeft rust. Daarna moeten je medewerkers begrijpen wat voor hen de voordelen zijn. Pas als ze dat inzien, er intrinsiek mee instemmen en werkelijk de behoefte voelen, gaat een training landen. Na een training moeten medewerkers ook de kans krijgen om het geleerde in de praktijk toe te passen. Alleen zo wordt de verandering een duurzame verandering en wordt het een nieuwe dagelijkse routine.
4. Creëer draagvlak in alle lagen van de organisatie
Om succesvol te veranderen, heb je alle medewerkers nodig. Vaak wordt ervanuit gegaan dat het projectteam voor de verandering zorgt. Maar het projectteam kan dat niet alleen, het is een gezamenlijk proces waar de hele organisatie aan bij moet dragen. Samen werk je naar hetzelfde doel. Op alle niveaus in de organisatie is draagvlak nodig. Hoe groter het draagvlak hoe positiever de impact en hoe meer je bereikt.
5. Communiceer
Essentieel in elk verandertraject is communicatie. Je moet altijd aan je medewerkers kunnen uitleggen waar je mee bezig bent en waarom. Goede communicatie houdt ook rekening met wat je naar wie brengt, op welk moment en via welke kanalen. Immers, niet voor iedereen is hetzelfde relevant. Dat heeft te maken met de rol, de verantwoordelijkheden, de dagelijkse werkzaamheden van een individu. Vergeet ook niet om rekening te houden met hoe digivaardig iemand is. Kijk altijd door de bril van de individuen.
Meer weten?
Adoptie is ons vak en wij zijn pas tevreden als elke medewerker de nieuwe technologie, tool of werkwijze volledig heeft omarmd. Wij laten ons daarbij inspireren door het ADKAR-model, een model dat zich richt zich op het veranderproces van de individuen die geraakt worden door veranderingen in de organisatie. Benieuwd hoe je jouw medewerkers succesvol meeneemt in een verandering? Geef ons een belletje op 0183-512 253 of mail naar info@1uur.nu, we leren je graag kennen.
