Hoewel uit onderzoek blijkt dat de meeste mensen positief staan tegenover hybride werken, brengt het wel de nodige verandering met zich mee. Dat vraagt om goede begeleiding. In deze blog vertelt Britta Verhage, een van onze salesconsultants, hoe je – ook binnen gemeenten – van hybride werken een succes maakt.
Slimmer samenwerken begint bij het leren kennen van je apparatuur
Als gemeenten ons inschakelen, is de eerste vraag die wij krijgen meestal: kunnen jullie ons helpen slimmer hybride (samen) te werken in Microsoft 365? Uiteraard kunnen we dat, adoptie is ons vak. Wij helpen medewerkers nog makkelijker, slimmer en blijer hun werk te doen met de inzet van digitale middelen. Zodra we dieper in gesprek gaan en voorbeelden geven hoe Microsoft 365 daaraan kan bijdragen, volgt al snel een volgende vraag: hoe leren onze medewerkers eerst om goed om te gaan met hun device?
Veranderingen roepen vragen op
Om hybride te kunnen (samen)werken, ook bij gemeenten, verandert er vaak een heleboel. Denk aan: flexibele werkplekken op kantoor, een andere inrichting van de vergaderruimtes en het gebruik van laptops en dockings. Want, hoe stel je je nieuwe laptop in, dat het bij je past? Hoe koppel je je laptop aan het beeldscherm op de werkplek van je keuze? Hoe loopt je muis naadloos over van het ene beeldscherm naar het andere? Hoe kun je je nieuwe device gebruiken tijdens een vergadering en hoe presenteer je tijdens een hybride vergadering?
Begeleiding op het juiste niveau: in de praktijk
De overstap van het ene device op een ander device heeft behoorlijk wat impact. Natuurlijk zijn alle mensen anders, ook als het gaat om digivaardigheden. De een gaat zelf moeiteloos aan de slag, de ander heeft wat meer ondersteuning nodig. Het gaat erom dat je elke medewerker precies die begeleiding geeft die past bij zijn, haar of hun niveau. Hoe werkt dat in de praktijk?
- Het begint met voorbereiding. Wij gaan bij een gemeente kijken hoe de werkplek eruitziet, welke devices medewerkers gebruiken en hoe ze nu werken. Zo kunnen we goed inschatten wat voor soort vragen we kunnen verwachten.
- De opgedane kennis, gieten we in heldere instructies. Krijgt een medewerker bijvoorbeeld een nieuwe laptop? Dan komt daar de juiste instructie bij: een mooi naslagwerk waar medewerkers op terug kunnen vallen bij vragen.
- Zodra de verandering wordt ingezet, zetten we floorwalkers in. Op de dag(en) dat de nieuwe devices worden uitgedeeld, lopen zij rond op locatie en helpen waar nodig. Zo houden we de impact op de werkdag zo klein mogelijk.
Vanaf dat moment zijn er verschillende opties, we kijken per organisatie wat de behoefte is.
- Wat heel waardevol blijkt, is om iedereen even na te bellen. Zo geef je iedereen individuele aandacht en kun je de eerste vragen beantwoorden. Waar nodig kun je doorverwijzen naar extra ondersteuning. Mensen die zelf niet zo snel om hulp vragen, bereik je op deze manier wel. Ook mensen die heel digivaardig aan de slag zijn gegaan, kun je nog een extra tip meegeven.
- Inloopsessies zijn ook heel waardevol. Die kun je bijvoorbeeld tijdens de lunchpauze organiseren. De naam zegt het al: mensen kunnen daar binnenlopen om hun vragen te stellen.
- Als de floorwalker niet meer op locatie nodig is, dan is het prettig om voor een bepaalde periode een digicoach virtueel paraat te hebben via Teams.
- Vragen die veel voorkomen, tijdens de nabelrondes, de inloopsessies of bij de digicoach, leggen we vast in extra instructiemateriaal of extra sessies.
- Natuurlijk kunnen wij ook de helpdesk ondersteunen. Zij krijgen tijdens zo’n veranderproces veel extra vragen, terwijl de capaciteit vaak hetzelfde blijft.
Met deze aanpak geven we medewerkers concreet hulp bij vragen en we geven ze een stukje zelfvertrouwen. Als je het vertrouwen hebt dat je iets kunt, is het makkelijker om zelf eens op onderzoek uit te gaan.
Meer weten?
Onlangs organiseerden wij samen met Microsoft een evenement over de toekomst van hybride werken voor gemeenten en lokale overheidsinstellingen. In deze blog deelt Sophie van Noort de belangrijkste inzichten van deze dag. Speel je binnen jouw gemeente met vraagstukken rondom hybride werken? Geef ons een belletje op 0183-512 253 of mail naar info@1uur.nu, we leren je graag kennen.
