Ambassadeurs en digicoach maken adoptie succesvol bij IJsselgemeenten

Klant: IJsselgemeenten

Leestijd: < 1 minuut
Toen IJsselgemeenten in 2021 de overstap maakte naar de moderne werkplek, zocht de afdeling ICT ondersteuning bij adoptie. Zij kozen voor 1uur.nu als adoptiepartner. Marlène Geskes, afdelingshoofd ICT bij IJsselgemeenten, en Ellen van Hattem, projectmanager en communicatie-expert bij 1uur.nu, vertellen daar in deze klantcase alles over. Hoe is het project verlopen en welke tips kunnen Marlène en Ellen organisaties meegeven die voor een vergelijkbare uitdaging staan?

Adoptie is een vak apart

De afdeling ICT IJsselgemeenten verzorgt alle ICT-diensten voor ruim dertienhonderd medewerkers. Dat doen zij voor de gemeenten Capelle aan den IJssel en Krimpen aan den IJssel, de afdeling Sociale Zaken voor beiden gemeenten en de gemeente Zuidplas en het Ingenieurs Bureau Krimpenerwaard. Marlène: ‘Als afdelingshoofd ben ik verantwoordelijk voor de ICT-omgeving van IJsselgemeenten. Adoptie en communicatie horen daar niet bij, dat is de verantwoording van de organisaties zelf. Toen we overstapten naar de moderne werkplek, realiseerde ik me dat we expertise rond adoptie en communicatie nodig hadden. De introductie van Microsoft Teams en Office 365 heeft behoorlijke impact op de manier van werken, zeker als medewerkers nog niet zo digivaardig zijn. Hoe zorg je dan dat alle medewerkers begrijpen hoe de moderne werkplek werkt en er ook echt mee aan de slag gaan?’

De keuze voor 1uur.nu

‘Daarom zijn we op zoek gegaan naar een partner voor een maatwerk adoptietraject . Een partner die een opleidingstraject digitaal en fysiek op de werkplek kon verzorgen en die ook goed wist om te gaan met verschillende doelgroepen. Deze zoektocht deden we met een brede projectgroep met vertegenwoordigers vanuit beide gemeenten’, vervolgt Marlène. ‘Gezamenlijk hebben we een lijst opgesteld van potentiële partners. Daar kwamen drie mogelijke partners uit die we allemaal hebben uitgenodigd voor een presentatie. Daar stak 1uur.nu met kop en schouders bovenuit. Zij voldeden aan al onze criteria, de prijs-kwaliteit verhouding klopte gewoon.’

De aanpak: werken met ambassadeurs en een digicoach

Ellen: ‘De gemeenten Capelle aan den IJssel en Krimpen aan den IJssel verschillen behoorlijk in hun manier van werken. Zo heeft Krimpen aan den IJssel de stap gemaakt naar zelfsturende teams, terwijl Capelle aan den IJssel een meer hiërarchische structuur kent. Om medewerkers de nieuwe digitale middelen te laten omarmen, kozen we voor een aanpak, passend bij de verschillende organisaties. We hebben intakes gedaan om te bouwen aan bewustwording en draagvlak. Ook werkten we met interne ambassadeurs, dat zijn medewerkers die een voortrekkersrol innemen, om zo de rest van de medewerkers stap-voor-stap mee te nemen. Daarnaast hebben we vanuit 1uur.nu Christi van Drongelen ingezet als digicoach ter ondersteuning van de servicedesk ICT.’

De 1-op-1 begeleiding van Christi heeft echt het verschil gemaakt, zeker in de startfase’, zegt Marlène. ‘Zij ging proactief naar medewerkers toe als ze zag dat ergens een drempel te nemen was en ondersteunde ook onze eigen mensen. Daarom wist iedereen Christi te vinden bij vragen over Microsoft Teams en online samenwerken.’

Adoptie is bepalend

Ellen: ‘De introductie van Teams als samenwerkingsplatform is net zo ingrijpend als ooit de introductie van kantoorautomatisering was. Het is niet een volgende versie van waar je al mee werkte. Teams brengt een fundamenteel andere manier van samenwerken. Als medewerkers eenmaal weten hoe het werkt, wordt (samen)werken leuker, makkelijker en slimmer. Werk je al twintig jaar op een bepaalde manier, dan is de komst van Teams een grote verandering. Adoptie is dan cruciaal en daar moet je de tijd voor nemen, voor de ene organisatie meer dan voor de andere.’

1uur.nu: professioneel en flexibel

‘We zijn heel tevreden over het werk van 1uur.nu’, concludeert Marlène. ‘Ze hebben gedaan wat ze hebben beloofd, zijn heel kundig, zitten kort op de bal en schakelen snel, daar hou ik van. Ellen en ik hadden bijvoorbeeld elke week een kort en praktisch overleg. Met de interne stuurgroep werd er ook maandelijks afgestemd. Die open dialoog hebben we als heel prettig ervaren. 1uur.nu heeft de medewerkers echt aan de hand meegenomen door het hele adoptietraject. Vrijwel iedereen is getraind en kent de mogelijkheden van Teams. Dat leverde veel enthousiaste reacties op en groeiend gebruik. Nu is het aan de organisaties om de nieuwe manier van samenwerken te stimuleren en verder te borgen in de organisaties.’

Meer weten?

Adoptie is ons vak en wij zijn pas tevreden als elke medewerker de nieuwe technologie, tool of werkwijze volledig heeft omarmd. Nieuwsgierig hoe je jouw medewerkers succesvol meeneemt in een verandering? Geef ons een belletje op 0183-512 253 of mail naar info@1uur.nu, we leren je graag kennen. Benieuwd naar nog meer praktijkvoorbeelden van het werk van 1uur.nu? Bekijk onze referentiecases!

Bekijk onze andere cases:

Online (samen)werken op afstand

Leestijd: < 1 minuut Door Covid-19 werden 3.000 medewerkers van PostNL plotseling gedwongen thuis te werken. Zonder enige ervaring moesten de medewerkers Microsoft Teams gaan gebruiken als platform voor online samenwerking.

De adoptie-paradox

De moderne werkplek wordt ondersteund met slimme devices, handige tools, vele apps en nieuwe toepassingen. Medewerkers verdrinken in alle keuzes en mogelijkheden. En raken teleurgesteld in de belofte van de techniek.

Ze kunnen het eenvoudig niet bijbenen bij gebrek aan tijd, kennis en vaardigheden. Er wordt houvast gevonden in werken zoals ‘gisteren’, de mogelijkheden van ‘vandaag’ blijven onbenut. Niet omdat men het niet wil, maar omdat men niet weet wat er mogelijk is.

Download de brochure zodat we ‘morgen’ met u aan de slag kunnen.

Onze belofte

Een hogere persoonlijke effectiviteit, efficiënt digitaal samenwerken en een hogere opbrengst van uw ICT-investeringen

Onze kijk op rende­ment​ halen uit uw ICT-middelen