Digitaal transformeren dankzij ambassadeurs

De situatie

Het inplannen en roosteren van het curriculum van een hogeschool is een flinke klus. Hoe breng je de juiste groep studenten met de juiste docent op het juiste tijdstip en de juiste locatie samen? Eén foutje en onbedoelde lesuitval is een feit. Dat realiseerde zich ook Hogeschool Utrecht, die daarom ondersteunende software aanschafte. Omdat een goede tool nog geen garantie biedt voor succesvolle implementatie, zocht de HU ondesteuning bij de adoptie van hun nieuwe planning- en roostertool. De organisatie stelde zichzelf ten doel uiteindelijk zelf het stokje over te kunnen nemen. 

Knelpunten

Maar hoe introduceer je die nieuwe software effectief? Dat bleek de grootste uitdaging. Omdat veel medewerkers hun eigen werkwijze gewend waren, ontstond weerstand tegen de nieuwe software. Het gevolg: de tool werd niet optimaal gebruikt. Er ontstonden eigen lijstjes en individuele processen, en daardoor dus ook onderlinge misverstanden. Het tegendeel van wat men voor ogen had, dus. Adoptie van ICT vraagt nu eenmaal om aandacht, ondersteuning en het ontwikkelen van nieuwe vaardigheden. Daarom schakelde de HU de hulp van 1uur.nu in.

Oplossing

Voor deze situatie ontstond het idee om ambassadeurs op te leiden die hun collega’s op de langere termijn zouden kunnen begeleiden. Allereerst hebben we deze ambassadeurs to be meegenomen in het begrijpen van de tool. Vanuit henzelf, maar te meer door de ogen van hun collega’s – die ze op de langere termijn immers moeten kunnen begeleiden. Vervolgens hebben we hen het ambassadeursvak bijgebracht: een combinatie van trainen (uitleggen) en coachen (meenemen). In enkele intensieve sessies hebben we hen opgeleid om hun collega’s effectief en efficiënt te ondersteunen. Zij moesten degenen worden die hun collega’s warm maken en de juiste vaardigheden bijbrengen. De digitale transformatie begint bij hén.

Resultaat

1uur.nu heeft de HU-ambassadeurs geleerd door de ogen van hun (ontevreden) collega’s te kijken. Zo konden de eerste tegenwerpingen al gauw door hen worden weggenomen en verdwenen ongewenste work-arounds. Er ontstond ruimte voor effectieve werkroutines die bijdroegen aan het uiteindelijke doel: student en docent op het juiste tijdstip op de juiste locatie. Het was hierbij een cruciale voorwaarde dat ambassadeurs tijd en ondersteuning krijgen om hun rol goed uit te kunnen voeren. Inmiddels begeleiden de ambassadeurs van de Hogeschool Utrecht zélf de eindgebruikers bij de adoptie van de nieuwe planning- en roostertool.