Gemeente en inwoners samen digitaal

Klant: Gemeente Enschede

Leestijd: < 1 minuut

De situatie

De digitale transformatie is duidelijk voelbaar in de samenleving – zo ook in Enschede. De gemeente wil daarom haar inwoners bedienen via het digitale loket. Hier kunnen burgers onder andere zorg aanvragen, werk zoeken en verhuizingen doorgeven. Om hen hierin te ondersteunen spant de gemeente Enschede zich in om inwoners digivaardiger te maken – bijvoorbeeld middels de ‘Digisterker-cursus’. Echter, een digivaardige burger vraagt natuurlijk ook om een digivaardige gemeente. En daar wringt de schoen nog wel eens. De gemeente constateerde daarom dat niet alleen inwoners hulp konden gebruiken bij de digitalisering, maar ook de eigen medewerkers.

De knelpunten

Maar hoe introduceer je die nieuwe software effectief? Dat bleek de grootste uitdaging. Omdat veel medewerkers hun eigen werkwijze gewend waren, ontstond weerstand tegen de nieuwe software. Het gevolg: de tool werd niet optimaal gebruikt. Er ontstonden eigen lijstjes en individuele processen, en daardoor dus ook onderlinge misverstanden. Het tegendeel van wat men voor ogen had, dus. Adoptie van ICT vraagt nu eenmaal om aandacht, ondersteuning en het ontwikkelen van nieuwe vaardigheden. Daarom schakelde de HU de hulp van 1uur.nu in.

Oplossing

Voor deze situatie ontstond het idee om ambassadeurs op te leiden die hun collega’s op de langere termijn zouden kunnen begeleiden. Allereerst hebben we deze ambassadeurs to be meegenomen in het begrijpen van de tool. Vanuit henzelf, maar te meer door de ogen van hun collega’s – die ze op de langere termijn immers moeten kunnen begeleiden. Vervolgens hebben we hen het ambassadeursvak bijgebracht: een combinatie van trainen (uitleggen) en coachen (meenemen). In enkele intensieve sessies hebben we hen opgeleid om hun collega’s effectief en efficiënt te ondersteunen. Zij moesten degenen worden die hun collega’s warm maken en de juiste vaardigheden bijbrengen. De digitale transformatie begint bij hén.

RESULTAAT

1uur.nu heeft de HU-ambassadeurs geleerd door de ogen van hun (ontevreden) collega’s te kijken. Zo konden de eerste tegenwerpingen al gauw door hen worden weggenomen en verdwenen ongewenste work-arounds. Er ontstond ruimte voor effectieve werkroutines die bijdroegen aan het uiteindelijke doel: student en docent op het juiste tijdstip op de juiste locatie. Het was hierbij een cruciale voorwaarde dat ambassadeurs tijd en ondersteuning krijgen om hun rol goed uit te kunnen voeren. Inmiddels begeleiden de ambassadeurs van de Hogeschool Utrecht zélf de eindgebruikers bij de adoptie van de nieuwe planning- en roostertool.

Bekijk onze andere cases:

VIDEO: Slimmer en efficiënter werken

Leestijd: < 1 minuut Na de implementatie van Office 365 wilde de Nierstichting de digitale vaardigheid binnen de eigen organisatie te vergroten. Er werd namelijk nog te weinig gebruik gemaakt van de vele mogelijkheden die Office 365 te bieden heeft. Online samenwerken kwam hierdoor niet van de grond.

To-the-point rapporteren in PowerPoint

Leestijd: < 1 minuut Steeds vaker kiezen organisaties ervoor om te rapporteren in PowerPoint, een goede keuze mits beknopt, to-the-point en visueel aantrekkelijk. Dit vraagt om twee soorten vaardigheden.

Digitaal transformeren dankzij ambassadeurs

Leestijd: < 1 minuut Hoe krijg je de goede groep studenten EN docent op het juiste tijdstip op de goede locatie? Eén foutje en onbedoelde lesuitval is een feit. Dus werd er ondersteunende software aangeschaft.

De adoptie-paradox

De moderne werkplek wordt ondersteund met slimme devices, handige tools, vele apps en nieuwe toepassingen. Medewerkers verdrinken in alle keuzes en mogelijkheden. En raken teleurgesteld in de belofte van de techniek.

Ze kunnen het eenvoudig niet bijbenen bij gebrek aan tijd, kennis en vaardigheden. Er wordt houvast gevonden in werken zoals ‘gisteren’, de mogelijkheden van ‘vandaag’ blijven onbenut. Niet omdat men het niet wil, maar omdat men niet weet wat er mogelijk is.

Download de brochure zodat we ‘morgen’ met u aan de slag kunnen.

Onze belofte

Een hogere persoonlijke effectiviteit, efficiënt digitaal samenwerken en een hogere opbrengst van uw ICT-investeringen

Onze kijk op rende­ment​ halen uit uw ICT-middelen