Voor de coronacrisis had de Gemeente Almere al de wens om de werkplek flexibeler en moderner te maken en hybride te kunnen werken. Om zo afscheid te nemen van de traditionele werkplek: medewerkers achter vaste computers, op hun eigen werkplek op kantoor. Toen we plotseling met z’n allen naar huis moesten aan het begin van de coronacrisis werd deze vraag nog relevanter en daarom besloot de gemeente de transitie te versnellen. Dat deden ze met een Field Lab, om samen met medewerkers het hybride werken succesvol te maken. Michel Strijker, Strategisch IV-adviseur Fysiek Domein bij Gemeente Almere, vertelt daar in deze case alles over!
Experimenteren in het Field Lab
“Gemeente Almere had al veel ideeën over de hybride werkplek. Maar, hoe ziet dat er precies uit, welke stappen moeten we nemen en wat zijn de veranderingen voor medewerkers, het proces en de benodigde techniek? Daarom bedachten we het Field Lab: een real-life omgeving waar we de complexiteit van het hybride werken twee maanden konden nabootsen,” vertelt Michel.
Om hybride te kunnen werken, hebben medewerkers een apparaat nodig waarmee je overal kunt werken. Daarom stelde Microsoft een aantal devices beschikbaar: diverse Surface laptops, een Surface Hub én er werd een Teams Room ingericht voor hybride vergaderingen. Daarnaast adviseerde Microsoft ons – terecht – over het belang van adoptie. Door Microsoft kwamen we hiervoor bij 1uur.nu terecht. Zij zijn namelijk partner van Microsoft,” vult Michel aan.
Aan de slag!
Daarna konden we aan de slag! Claudia van Heelsbergen was als ICT-Coach vanuit 1uur.nu hierbij aanwezig en vertelt hoe een dag in het Field Lab eruit zag. “Per dag konden 10 medewerkers zich inschrijven om in het Field Lab te werken. Er stonden bureaus met monitoren om te kunnen werken met de Surface laptops. Daarnaast was er een Surface Hub en verschillende Teams Rooms.”
“Voor de medewerkers moest het een zo normaal mogelijke werkdag worden. De ICT-Coaches liepen vervolgens rond en gaven tips over de nieuwe devices. Ook inspireerden we ze om de Surface Hub en de Teams Rooms te ontdekken. Daarnaast hielpen we bij specifieke vragen, zoals een overvolle mailbox. Eigenlijk alles wat medewerkers helpt om het hybride werken leuker, fijner en makkelijker te maken.” Michel vult aan: “Ook onderzochten we het effect van videobellen. Hoe fijn is het als je met z’n allen in één ruimte aan het videobellen bent? Of is daar toch een andere oplossing – zoals een telefooncel – voor nodig?”
Opvallende uitkomsten
Er zijn ongeveer 300 medewerkers komen werken in het Field Lab. Tijdens en na het Field Lab is uitgebreid onderzoek gedaan. Tijdens het Field Lab experiment was het advies om zoveel mogelijk thuis te werken. Veel mensen vonden het daarom geweldig om weer een dag op kantoor aanwezig te zijn. Toch is de overgang naar een drukkere kantooromgeving voor sommige wel wat groot en gaven de deelnemers aan te moeten wennen aan alle prikkels. Direct een uitkomst om mee aan de slag te gaan: wanneer er meer online vergaderd wordt, zijn ook meer afgesloten werkplekken nodig om overlast voor collega’s te voorkomen. De oude kantoortuin bleek ongeschikt voor het hybride werken, want geluiden van de ene medewerker waren te horen in een vergadering van een ander.
Een aantal andere opvallende uitkomsten van het experiment:
- Medewerkers willen na de coronacrisis één tot twee dagen per week op kantoor werken.
- Medewerkers vinden van zichzelf dat ze een hoog digivaardigheidsniveau hebben.
- De kennis om te werken met de nieuwe middelen bleek beperkt.
Claudia licht deze uitkomsten toe: “Medewerkers geven zichzelf gemiddeld een hoge tot zeer hoge waardering over het digivaardigheidsniveau. Als ICT-Coaches zagen we in de praktijk dat dit niet altijd klopt. Er zijn nog volop ontwikkelingen mogelijk, voor de medewerkers individueel en voor het team. Want, als één medewerker in een team achterloopt qua digivaardigheden, dan heeft de rest van het team daar last van.”
Samenwerking met 1uur.nu
“Het Field Lab is ad hoc georganiseerd en 1uur.nu heeft hier creatief en goed op aangehaakt. Als je nieuwe techniek implementeert, dan wordt er vaak weinig aandacht besteed aan mensen die hiermee moeten werken. 1uur.nu heeft deze aandacht wél en dat is de essentiële succesfactor geweest”. Door medewerkers de situaties en middelen te laten ervaren konden ze precies die vragen stellen waar ze in het echt ook tegen aan zouden lopen. Zo leerden de medewerkers precies hetgeen wat ze ook nodig hebben in de praktijk. “Onze samenwerking met 1uur.nu als partner was cruciaal. Zij kwamen met nieuwe inzichten over hoe je de nieuwe spullen goed gebruikten en wisten hoe ze dit moesten overbrengen. Zo hebben medewerkers de nieuwe manier van werken ook echt omarmd. Omdat hun aanpak en hulp zo goed is bevallen, is de koers van de Gemeente Almere echt veranderd, in positieve zin,” vertelt Michel.
Resultaat & blijven leren
Door de input van medewerkers na het succesvolle Field Lab en de hulp van 1uur.nu, kunnen zij nu nog beter hybride (samen)werken. Hiervoor gaat de gemeente ook Microsoft Surfaces met de aanvullende devices op kantoor inzetten. Ook besteedt de gemeente veel aandacht aan adoptie. Zo wordt er samen met 1uur.nu doorlopend gewerkt aan het verbeteren van digivaardigheden, wat verplicht is gemaakt voor medewerkers. Daarnaast is er een hybride werken-beleid geschreven.
Kortom: de Gemeente Almere zet een grote stap om het hybride (samen)werken succesvol te maken. En wat er in de toekomst op de planning staat? “We willen en moeten blijven leren, denk aan trainingen over hybride vergaderen en aan de mogelijkheden van Microsoft Viva!” concludeert Michel.
