Online (samen)werken op afstand

Situatie

Door Covid-19 werden 3.000 medewerkers van PostNL plotseling gedwongen thuis te werken. Zonder enige ervaring moesten de medewerkers Microsoft Teams gaan gebruiken als platform voor online samenwerking. In samenwerking met 1uur.nu moest ervoor gezorgd worden dat medewerkers – per direct – op afstand productief kunnen samenwerken. Het werk mocht niet stilvallen!

Knelpunten

Om ervoor te zorgen dat iedereen kan blijven werken en samenwerken, had PostNL de uitrol van Teams versneld. Hoe eenvoudig software soms ook lijkt voor mensen die een programma al lang gebruiken, zo complex kan het zijn voor iemand die het voor het eerst in de praktijk moet toepassen. De medewerkers hadden begeleiding en kennis nodig om vanuit huis te werken en samen te werken.

Oplossing

PostNL wil medewerkers volledig laten profiteren van de mogelijkheden die Office 365 kan bieden, te beginnen met Teams. Daarom hebben we de medewerkers getraind in het gebruik van Teams als eerste stap naar een breed gebruik van Office 365. We hebben PostNL het Teams@home-pakket aangeboden: een flexibel, toekomstbestendig dienstenpakket dat kan worden afgestemd op de visie van een organisatie. We zijn begonnen met online Teams-trainingen (op afstand) om de medewerkers aan de slag te krijgen. Tijdens deze sessies legden we alle basisfuncties van Teams uit. Essentieel voor deze webinars was de mogelijkheid tot interactie met de trainer en een open sfeer om vragen te kunnen stellen. We verzamelden deze vragen en stemden daar de vervolgsessies op af. Hierdoor konden we verdiepende webinars aanbieden die aansloten op de behoeften van de medewerkers. Zodoende ontstonden nieuwe webinars zoals over online communicatie voor managers en over samenwerken in documenten in Teams.

Resultaat

Binnen 10 dagen hebben we 1.200 medewerkers getraind in 90 interactieve webinars (maximaal 15 personen). We hebben niet alleen de medewerkers op weg geholpen in het online (samen)werken op afstand. We hebben ze ook geïnspireerd om meer uit hun moderne werkplek te halen. We boden hen de vaardigheden aan om zelf effectief aan de slag te gaan. We hebben zo een sterke basis gelegd voor de inzet van Teams op de lange termijn. Maar belangrijker nog, medewerkers leren momenteel nieuw digitaal gedrag dat hen in staat stelt productiever te werken met behulp van apps zoals Planner, OneNote en Stream. Dit is dus echt een enorme verdiepingsslag ten opzichte van de situatie vóór de coronacrisis: toen het gebruik van de software zich slechts beperkte tot de basisfunctionaliteiten. We zijn blij dat we gekozen zijn als ACM-partner van PostNL om hen te begeleiden naar de nieuwe digitale toekomst.