Versieproblemen en stroeve communicatie verleden tijd dankzij buddysysteem

Klant: APG

Leestijd: < 1 minuut

Situatie

Om de productiviteit te verhogen en de communicatie en samenwerking te verbeteren, heeft APG besloten Office 365 in te zetten. Dit softwarepakket werd niet alleen geïmplementeerd voor een interne efficiëntieslag, maar ook om de communicatie met externe partners en opdrachtgevers van APG te verbeteren. Om het rendement op de investeringen te maximaliseren, ging APG de samenwerking aan met 1uur.nu voor de kennis en expertise op het gebied van adoptie van Office 365.

Knelpunten

Het merendeel van de medewerkers van APG was niet tevreden over de vele e-mailuitwisselingen binnen de organisatie. Documenten werden veelvuldig heen en weer gemaild, waardoor versieproblemen ontstonden en medewerkers lang niet altijd zeker wisten of ze in het juiste bestand zaten te werken. Bovendien waren de documenten en bestanden van projecten of operationele teams vaak verspreid over meerdere opslaglocaties. Office 365 heeft enorm veel mogelijkheden waar APG van kon profiteren én waar bovendien veel tijd en geld mee bespaard kon worden. Maar omdat er weinig ervaring was in het gebruik van de mogelijkheden, werden niet alle functionaliteiten optimaal benut.

Oplossing

Om onze kennis over de hele organisatie te verspreiden, hebben we een train-de-trainer-programma opgezet waarbij we digitale buddy’s trainen en coachen. Het doel van een digitaal buddyprogramma is het ‘werven’ van buddy’s binnen de verschillende afdelingen van de organisatie. Deze buddy’s kunnen vervolgens hun eigen afdeling begeleiden bij het gebruik van Office 365. Op die manier is de ondersteuning bij het werken met Office 365 volledig verankerd in de gehele organisatie. Een buddy helpt bij de adoptie van Office 365 door medewerkers te enthousiasmeren en te begeleiden tijdens de eerste maanden van het gebruik. Bij APG onderscheiden we 3 rollen: de ambassadeur, de O365-buddy en de IT-Coach. Allemaal met een eigen curriculum en trainingsprogramma.
  • De ambassadeur enthousiasmeert en inspireert zijn/haar afdelingen in het gebruik van Office 365.
  • De O365-buddy deelt informatie en kennis over Office 365 met collega’s door het geven van Inspiratiesessies, Microsoft Teams-trainingen en floorwalking.
  • De IT-Coach helpt mensen bij het veranderen van oude werkwijzen en het doorbreken van inefficiënte gewoontes door te laten zien hoe taken en activiteiten productiever kunnen worden uitgevoerd.
De O365-buddies en de IT-Coach werden zowel op individueel verzoek als per team, projectgroep of afdeling ‘geboekt’.

Resultaat

Het trainen van de APG-buddy’s wierp direct zijn vruchten af: al heel snel zagen we een aanzienlijke toename en efficiëntieslag in het gebruik van Office 365. Dit alles dankzij de ondersteuning van de buddy’s en hulp aan collega’s, waardoor de mogelijkheden van Microsoft Teams door de hele organisatie omarmd werden. Het gebruik van de chatfunctie nam sterk toe, waardoor het mailverkeer afnam. Documenten werden gedeeld, waardoor versiebeheer continu op orde was, en met behulp van OneNote werden notities, notulen en andere documenten op één plek opgeslagen. Met de hulp van 30 gecertificeerde buddy’s zijn duizenden medewerkers geïnspireerd en geholpen en is de productiviteit bij APG enorm toegenomen!

Bekijk onze andere cases:

Online (samen)werken op afstand

Leestijd: < 1 minuut Door Covid-19 werden 3.000 medewerkers van PostNL plotseling gedwongen thuis te werken. Zonder enige ervaring moesten de medewerkers Microsoft Teams gaan gebruiken als platform voor online samenwerking.

Slimmer en efficiënter werken

Leestijd: < 1 minuut Na de implementatie van Office 365 wilde de Nierstichting de digitale vaardigheid binnen de eigen organisatie te vergroten. Er werd namelijk nog te weinig gebruik gemaakt van de vele mogelijkheden die Office 365 te bieden heeft. Online samenwerken kwam hierdoor niet van de grond.

De adoptie-paradox

De moderne werkplek wordt ondersteund met slimme devices, handige tools, vele apps en nieuwe toepassingen. Medewerkers verdrinken in alle keuzes en mogelijkheden. En raken teleurgesteld in de belofte van de techniek.

Ze kunnen het eenvoudig niet bijbenen bij gebrek aan tijd, kennis en vaardigheden. Er wordt houvast gevonden in werken zoals ‘gisteren’, de mogelijkheden van ‘vandaag’ blijven onbenut. Niet omdat men het niet wil, maar omdat men niet weet wat er mogelijk is.

Download de brochure zodat we ‘morgen’ met u aan de slag kunnen.

Onze belofte

Een hogere persoonlijke effectiviteit, efficiënt digitaal samenwerken en een hogere opbrengst van uw ICT-investeringen

Onze kijk op rende­ment​ halen uit uw ICT-middelen