Situatie
TAUW Group is een bekend internationaal advies- en ingenieursbureau met meer dan 1.200 werknemers. Zij hebben zich sinds 1928 ontwikkeld tot een grootschalige organisatie die zich bezighoudt met multidisciplinaire engineeringsprojecten – met een focus op het milieu. Als bedrijf is TAUW projectgericht en gaat alle energie naar de dienstverlening voor klanten. Een aantal jaar geleden wilde TAUW het projectmatig werken naar een hoger niveau te tillen en de productiviteit te vergroten. De concrete ambities die zij hadden, zagen er als volgt uit:
- Het samenwerken met collega’s uit verschillende landen efficiënter en makkelijker maken.
- Meer informatie- en kennisdeling tussen de medewerkers.
- Nieuwe medewerkers makkelijk onboarden op een project, zodat de dienstverlening altijd op hoog niveau blijft.
Knelpunten
TAUW beschikte al over een platform om ambities te realiseren, namelijk Microsoft Teams: de perfecte plek projectmatig (samen)werken. Helaas werden de functionaliteiten niet optimaal benut, omdat medewerkers dit niet wisten óf niet de juiste kennis hadden om zelf op ontdekking te gaan. Hierdoor bleef de gewenste groei in productiviteit uit. Daarom zocht TAUW contact op met Microsoft om te helpen bij het beter gebruik van Teams. Microsoft adviseerde om snel contact op te nemen met 1uur.nu – de adoptiespecialist van Teams.
“1uur.nu heeft een track record van succes bij diverse bedrijven. Ook bij ons was hun adoptietraject succesvol. Ze hebben ons alle ondersteuning gegeven om Teams en OneNote te gebruiken om op een collaboratieve, digitale manier te groeien. Dit gaat ons zeker helpen te leveren wat onze klanten nodig hebben.”
Oplossing
Essentiële voorbereiding
Het adoptietraject is gestart met de basis, namelijk doelstellingen en beleid over de digitale werkplek vastleggen. Daarna is de Modern Work Scan ingezet. Zo werd inzichtelijk hoe de medewerkers nu werken en waar de ambities liggen. Met deze informatie is 1uur.nu in gesprek gegaan met het bestuur van TAUW over de digitale cultuur. Zo werd duidelijk dat samenwerking eenvoudiger kon en een centrale plek in de organisatie moest krijgen. Concrete werkafspraken kwamen tot stand in een dialoog tussen alle betrokkenen. Gezamenlijk kozen we voor een aantal centrale uitgangspunten, zoals het eenduidige gebruik van applicaties: iedereen werkt in Teams en met OneNote.
Van fysieke naar online trainingen
Vervolgens kwam de COVID-pandemie. De fysieke trainingen die gepland stonden over een periode van meerdere maanden, konden niet doorgaan. Daarnaast veranderde de rol van Microsoft 365 als productiviteitstool in een kritisch bedrijfsproces om het thuiswerken mogelijk te maken. 1uur.nu heeft de planning aangepast en in slechts een paar weken iedereen online getraind. Het thuiswerken dwong iedereen om de nieuwe processen snel op te pakken. Zo stimuleerde iedereen elkaar om met Teams (samen) te werken.
Zo hebben we impact gemaakt bij Tauw
Een onderdeel van het succesvolle adoptietraject van 1uur.nu was de invoering van een adoptieprogramma op drie niveaus. Dat bestond uit: 1) het trainen en ondersteunen van de helpdesk, 2) het trainen en begeleiden van de key-users en 3) het online trainen van de 1.200 medewerkers. Tijdens alle adoptietrajecten van 1uur.nu zien we individuele verschillen in digivaardigheid. Daarom starten trainingen bij de basis, laat de trainer medewerkers direct oefenen tijdens de training en is er extra support beschikbaar. Voor TAUW bestond de extra support uit onder andere de key-users en helpdesk waar medewerkers terecht konden met vragen. Zo werden alle medewerkers van TAUW bereikt, ook de internationale medewerkers. Samenwerking is gestimuleerd en medewerkers hebben nieuwe digitale vaardigheden geleerd.
Resultaat
Samen hebben we het slim projectmatig werken met Teams naar een hoger niveau getild. Dat levert TAUW het volgende op:
- Makkelijke kennisdeling in projecten en over projecten heen
- Borgen van kennis
- Overzicht en inzicht in de werkdag
- Efficiënt samenwerken
- Eenvoudig communiceren
- Eenvoudig projectdocumenten maken en bewerken
Daarnaast is het zelfvertrouwen van medewerkers om aan de slag te gaan met de digitale werkplek met Teams en OneNote enorm toegenomen. En heel belangrijk: naast de trainingen en ondersteuning heeft 1uur.nu geholpen bij het neerzetten van een digitale cultuur en daarmee persoonlijke ontwikkeling. Na het adoptietraject van 1uur.nu blijven medewerkers regulier trainingen krijgen over digitaal (samen)werken, gegeven door eigen medewerkers van TAUW.
