Bij een van onze klanten vindt om de twee weken een afdelingsoverleg plaats. De agenda staat in PowerPoint en tijdens het overleg komen hier notities en acties bij. Het secretariaat ontvangt naderhand een mail met alle informatie die uit het afdelingsoverleg is gekomen. Vanuit de mail en PowerPoint wordt informatie geknipt en geplakt en acties worden handmatig in Planner en de agenda gezet. Dat kan efficiënter!
Zo deden wij dat
Deze manier van werken zorgt sneller voor ruis op de lijn. Ook komen er veel handelingen bij deze routine kijken. Onnodig verlies van tijd én energie. Bij deze klant ontstond dus de behoefte aan één plek waar alle informatie samenkomt en ook up to date gehouden wordt.
Microsoft Teams is een perfecte app voor een situatie als deze. We hebben een apart kanaal ingericht voor het secretariaat en de afdelingen. Dit kanaal heeft een apart tabblad met een gezamenlijke OneNote. Van tevoren wordt hier de agenda aan toegevoegd en tijdens de vergadering komen hier notulen en acties bij. Die acties worden direct toegevoegd aan Planner, bij de daarvoor verantwoordelijke. Mailen is niet meer nodig en op een gezamenlijke plek is de informatie uniform. De verwerking hiervan is nu een fluitje van een cent.
Kortom, tijdwinst voor alle betrokkenen!
