Bestanden delen? Zo hou je overzicht

Leestijd: < 1 minuut

Wij zijn groot voorstander van bestanden delen in plaats van mailen. Door een bestand op te slaan in je eigen omgeving en daarna een link met iemand te delen, houd je meer controle over je bestanden. Maar, onthoud je ook echt altijd wat je gedeeld hebt? Het is net als geld uitlenen, je leent hier tien euro uit en daar vijf. Om het overzicht te houden, is een lijstje cruciaal. Dat gaat nog wel eens chaotisch.

Zo deden wij dat

Microsoft houdt zo’n lijstje helemaal automatisch bij voor je. Het is net als bij de bibliotheek (voor wie dat nog kent). Door in te loggen op de website van jouw bibliotheek, zie je welke boeken je op dit moment op je bibliotheekpas hebt geleend. Heb je het boek uit, dan breng je het terug en zie je het boek niet meer in je overzicht. Zo werkt het ook in OneDrive en SharePoint. Als je een bestand of map selecteert, en vervolgens kies je ‘Delen’, dan opent een venster. Je ziet er hier een aantal opties afhankelijk van de organisatie-instellingen: ‘Iedereen met deze koppeling’, ‘Personen in organisatie met koppeling’, ‘Personen met bestaande toegang’ of ‘Specifieke personen’. Je kunt hier een keuze maken en eventueel nog aanvullende instellingen kiezen. Sta je bewerken wel of niet toe, is een vervaldatum nodig, wil je een wachtwoord aanzetten of downloaden blokkeren? Vervolgens kun je de koppeling verzenden. Daarna kun je zien met wie je dat bestand of die map hebt gedeeld. Ook zie je of die perso(o)n(en) of groep(en) het bestand alleen kunnen bekijken of ook kunnen bewerken. Via het scherm ‘Toegang beheren’ kun je het delen stoppen of machtigingen wijzigen. Zo houd je altijd overzicht!

Deel dit artikel: 

Lees verder

In deze blog deelt Karin, adoptieconsultant bij 1uur.nu, waardevolle inzichten en praktische tips voor effectief stakeholdermanagement
31 mei 2023

Leestijd: 3 minuten Voor succesvolle projecten zijn projectleiders van onschatbare waarde, maar zij zijn zeker niet de enige sleutel tot succes. Een goede samenwerking...

25 mei 2023

Leestijd: < 1 minuut Elke organisatie heeft overkoepelende organisatiedoelstellingen. Daarnaast hebben ook afdelingen en individuele medewerkers hun eigen doelstellingen. Als het goed is, zijn die...

25 mei 2023

Leestijd: < 1 minuut Viva Insights geeft je inzicht in de werkgewoonten van je medewerkers. Dat helpt je hun werkgeluk te verbeteren. Maar zo’n analyse...

16 mei 2023

Leestijd: < 1 minuut Bij veel organisaties, zoals overheidsinstanties, hebben medewerkers steeds vaker te maken met klanten of bezoekers die de Nederlandse taal niet machtig...

16 mei 2023

Leestijd: < 1 minuut Herken je dit? Je maakt een document, slaat het op en mailt het naar een collega. Wat gebeurt er daarna met...

16 mei 2023

Leestijd: < 1 minuut Je werkt samen met je team aan een document. Heen en weer mailen met bijlagen, dat is sinds de introductie van...

Schrijf je in voor onze maandelijkse nieuwsbrief

1uur.nu gebruikt cookies voor website-optimalisatie.
Klik hier voor meer uitleg.