Wij zijn groot voorstander van bestanden delen in plaats van mailen. Door een bestand op te slaan in je eigen omgeving en daarna een link met iemand te delen, houd je meer controle over je bestanden. Maar, onthoud je ook echt altijd wat je gedeeld hebt? Het is net als geld uitlenen, je leent hier tien euro uit en daar vijf. Om het overzicht te houden, is een lijstje cruciaal. Dat gaat nog wel eens chaotisch.
Zo deden wij dat
Microsoft houdt zo’n lijstje helemaal automatisch bij voor je. Het is net als bij de bibliotheek (voor wie dat nog kent). Door in te loggen op de website van jouw bibliotheek, zie je welke boeken je op dit moment op je bibliotheekpas hebt geleend. Heb je het boek uit, dan breng je het terug en zie je het boek niet meer in je overzicht. Zo werkt het ook in OneDrive en SharePoint. Als je een bestand of map selecteert, en vervolgens kies je ‘Delen’, dan opent een venster. Je ziet er hier een aantal opties afhankelijk van de organisatie-instellingen: ‘Iedereen met deze koppeling’, ‘Personen in organisatie met koppeling’, ‘Personen met bestaande toegang’ of ‘Specifieke personen’. Je kunt hier een keuze maken en eventueel nog aanvullende instellingen kiezen. Sta je bewerken wel of niet toe, is een vervaldatum nodig, wil je een wachtwoord aanzetten of downloaden blokkeren? Vervolgens kun je de koppeling verzenden. Daarna kun je zien met wie je dat bestand of die map hebt gedeeld. Ook zie je of die perso(o)n(en) of groep(en) het bestand alleen kunnen bekijken of ook kunnen bewerken. Via het scherm ‘Toegang beheren’ kun je het delen stoppen of machtigingen wijzigen. Zo houd je altijd overzicht!
