Wij zijn groot voorstander van documenten delen via links, in plaats van een document als bijlage te mailen. Zeker naar externen. Als je een bestand mailt, ben je het ‘kwijt’ en weet je niet wat de ander ermee doet. Door linkjes naar bestanden te delen houd je zelf de controle. Alleen, hoe houd je overzicht naar wie en wat je hebt gedeeld en wie toegang heeft tot een document? Daar is een oplossing voor.
Zo deden wij dat
Onlangs hebben we bij een van onze klanten geholpen met slimmer werken met Microsoft 365. Tijdens de training ‘samenwerken in Teams’, hebben we de medewerkers geleerd linkjes naar bestanden in hun Teams-omgeving te mailen. We hebben ook direct de tip meegegeven om een einddatum aan de deelbare link toe te voegen. Zo kun je een link naar een bestand delen die bijvoorbeeld tot 1 juli beschikbaar is. Door bij het delen al een datum toe te kennen aan de link, voorkom je dat een document altijd beschikbaar is en blijft voor de ontvanger.
