Documenten delen in Teams: Efficiënter, veiliger en makkelijker + Tip 

Leestijd: < 1 minuut

Het delen van fysieke bestanden per mail is verouderd en risicovol, om meerdere redenen. Allereerst, wanneer je fysieke bestanden via e-mail deelt, maak je kopieën van het originele document. Dit kan leiden tot verwarring, omdat verschillende personen mogelijk met verschillende versies van hetzelfde bestand werken. Daarnaast brengt het versturen van fysieke bestanden per mail risico’s met zich mee met betrekking tot de beveiliging. E-mailberichten kunnen worden onderschept, gehackt of per ongeluk doorgestuurd naar ongeautoriseerde ontvangers. Dit vormt een potentieel beveiligingsrisico voor gevoelige bedrijfsinformatie. Bovendien is het moeilijk om de toegangsrechten te beheren bij het delen van fysieke bestanden via e-mail, omdat je niet nauwkeurig kunt controleren wie toegang heeft tot de informatie

Zo doen wij dat

Het delen van documentlinks binnen Microsoft Teams is een slimmere aanpak. Zo behoud je één brondocument dat toegankelijk is voor alle teamleden, inclusief mensen van buiten je team. Bovendien zijn documenten beter beveiligd. Toegangsrechten zijn namelijk persoonsgebonden en worden beheerd door de IT-afdeling. Informatie kan zo niet buiten de organisatie terecht komen. Want iemand zonder rechten krijgt geen toegang tot het document. Een nieuwe aanpak is eenvoudig te implementeren. Je geeft simpelweg iemand toegang tot je documentlink(s) binnen Teams. Die persoon ontvangt vervolgens een melding via e-mail. Zo maak je zelfs samenwerking met externe partijen makkelijker en veiliger.

TIP: Meestal opent een document via de deellink automatisch in de webbrowser. Wist je dat het mogelijk is om zelf te kiezen hoe een document opent? Bijvoorbeeld via de Desktop-app in Microsoft 365. De desktop-applicatie biedt namelijk meer functionaliteit dan de webbrowser. Dit bespaart je extra kliks om vanuit de webbrowser de Desktop-app te openen. Klik in Word op Bestand > Opties > Geavanceerd. Kies dan onder het kopje ‘Koppeling voor verwerking’ voor ‘Ondersteunde hyperlinks naar Office-bestanden openen in Office-desktop-apps’.

Deel dit artikel: 

Lees verder

19 februari 2024
Leestijd: 2 minuten

Microsoft Copilot is een krachtige AI-tool die je helpt met allerlei taken, zoals het schrijven van teksten, het vinden van informatie...

productiviteit-na-een-frozen-shoulder-met-onze-succesvolle-aanpak (1)
12 februari 2024
Leestijd: 2 minuten

Blessures zoals een ‘frozen shoulder’ of een muisarm kunnen een grote impact hebben op iemands vermogen om efficiënt te werken. Vooral...

9 februari 2024
Leestijd: < 1 minuut

1uur.nu organiseert maandelijks een livesessie over Copilot voor Microsoft 365. Dit is de nieuwe AI-functie die je productiviteit en creativiteit op...

Efficiënte vergaderingen en opvolging met M365
9 februari 2024
Leestijd: < 1 minuut

Stel je een typische vergadering voor, waarin verschillende actiepunten worden besproken en notulen worden gemaakt. Hoe zorg je vervolgens dat deze...

Trends digitaal gedrag medewerkers modern work trend rapport 2024 1uur
8 februari 2024
Leestijd: 3 minuten

In ons voortdurende streven naar inzicht en innovatie hebben we met de Modern Work Scan grootschalig onderzoek gedaan naar de digitale...

verschil Copilot copilot pro en copilot voor microsoft 365
7 februari 2024
Leestijd: 3 minuten

De opkomst van kunstmatige intelligentie biedt enorme kansen. Microsoft speelt hierin een belangrijke rol met Microsoft Copilot. Dit bestaat uit meerdere...

Schrijf je in voor onze maandelijkse nieuwsbrief

Op de hoogte blijven?

Schrijf je in voor de nieuwsbrief en ontvang elke maand:

NIEUW: Copilot voor Microsoft 365!

1uur.nu gebruikt cookies voor website-optimalisatie.
Klik hier voor meer uitleg.