Documenten delen in Teams: Efficiënter, veiliger en makkelijker + Tip 

Leestijd: < 1 minuut

Het delen van fysieke bestanden per mail is verouderd en risicovol, om meerdere redenen. Allereerst, wanneer je fysieke bestanden via e-mail deelt, maak je kopieën van het originele document. Dit kan leiden tot verwarring, omdat verschillende personen mogelijk met verschillende versies van hetzelfde bestand werken. Daarnaast brengt het versturen van fysieke bestanden per mail risico’s met zich mee met betrekking tot de beveiliging. E-mailberichten kunnen worden onderschept, gehackt of per ongeluk doorgestuurd naar ongeautoriseerde ontvangers. Dit vormt een potentieel beveiligingsrisico voor gevoelige bedrijfsinformatie. Bovendien is het moeilijk om de toegangsrechten te beheren bij het delen van fysieke bestanden via e-mail, omdat je niet nauwkeurig kunt controleren wie toegang heeft tot de informatie

Zo doen wij dat

Het delen van documentlinks binnen Microsoft Teams is een slimmere aanpak. Zo behoud je één brondocument dat toegankelijk is voor alle teamleden, inclusief mensen van buiten je team. Bovendien zijn documenten beter beveiligd. Toegangsrechten zijn namelijk persoonsgebonden en worden beheerd door de IT-afdeling. Informatie kan zo niet buiten de organisatie terecht komen. Want iemand zonder rechten krijgt geen toegang tot het document. Een nieuwe aanpak is eenvoudig te implementeren. Je geeft simpelweg iemand toegang tot je documentlink(s) binnen Teams. Die persoon ontvangt vervolgens een melding via e-mail. Zo maak je zelfs samenwerking met externe partijen makkelijker en veiliger.

TIP: Meestal opent een document via de deellink automatisch in de webbrowser. Wist je dat het mogelijk is om zelf te kiezen hoe een document opent? Bijvoorbeeld via de Desktop-app in Microsoft 365. De desktop-applicatie biedt namelijk meer functionaliteit dan de webbrowser. Dit bespaart je extra kliks om vanuit de webbrowser de Desktop-app te openen. Klik in Word op Bestand > Opties > Geavanceerd. Kies dan onder het kopje ‘Koppeling voor verwerking’ voor ‘Ondersteunde hyperlinks naar Office-bestanden openen in Office-desktop-apps’.

Deel dit artikel: 

Lees verder

8 nuttige tips voor het gebruik van Copilot tijdens een hybride vergadering
Leestijd: 3 minuten

Vraag je je af hoe je Copilot optimaal kunt inzetten tijdens hybride vergaderingen? Deze 8 tips helpen je om vergaderingen efficiënter...

Leestijd: < 1 minuut

https://youtu.be/NRXQ08pRydQ ‘Digitale toegankelijkheid en AI: een nieuwe kijk op inclusie’. Dit evenement vond plaats in het Rijksmuseum, waar we het genoegen...

Leestijd: < 1 minuut

Ben jij de drijvende kracht achter de implementatie van Copilot binnen jouw organisatie? Vergeet dan de adoptie van Copilot niet! Onze...

Onze Sophie presenteert op de Surface Hub een aantal resultaten van de Modern Work Scan
Leestijd: 4 minuten

De rol van een IT-manager is tegenwoordig veel meer dan alleen het beheren van technologie. Het gaat ook om het maken...

Leestijd: 4 minuten

Copilot voor Microsoft 365 is een krachtig hulpmiddel dat ons op veel manieren kan ondersteunen. Maar, laten we eerlijk zijn, het...

Leestijd: 3 minuten

Stel je voor: het is maandagochtend, een drukke start van de werkweek. Je opent je laptop met het voornemen om productief...

Schrijf je in voor onze maandelijkse nieuwsbrief

Op de hoogte blijven?

Schrijf je in voor de nieuwsbrief en ontvang elke maand:

1uur.nu gebruikt cookies voor website-optimalisatie.
Klik hier voor meer uitleg.