In veel organisaties worden interne mails verstuurd waarin aangekondigd wordt dat er trainingen georganiseerd gaan worden. In deze mail staan de verschillende data van de trainingen met het verzoek om jouw keuze en beschikbaarheid kenbaar wilt maken. Je kent het wel, mails met ongeveer tien verschillende data waarbij je dan met een reactie op die specifieke mail moet aangeven welke training je wilt volgen én wanneer je die wilt volgen. Het gevolg? Veel e-mails waardoor er een onoverzichtelijke en overvolle e-mail inbox ontstaat.
Hoe fijn zou het zijn als je 1 mail krijgt en via een formulier, waar alle data overzichtelijk onder elkaar staat en waar je eenvoudig je keuze voor één of meerdere trainingen kenbaar kunt maken?
Zo deden wij dat
Bij een van onze klanten worden vaak verschillende trainingen aangeboden waardoor er veel intern mailverkeer ontstond. Want iedere collega die een training wilde volgen, moest dit per training aangeven via de mail. Mocht er daarna nog iets veranderen, moest er weer een mail overheen. Dit zorgde voor veel verwerkingstijd voor degene die alle trainingen in moest plannen. Met behulp van Forms werd een invulformulier gebruikt waarbij per training de beschikbare data werd gepubliceerd. Nadat het formulier werd gedeeld kon iedereen via het invulformulier zijn keuze kenbaar maken. Wat blijkt? Deze werkwijze scheelt een halve dag verwerkingstijd voor degene die aanmeldingen moest doorvoeren. Pure tijdswinst door een eenvoudige aanpassing.
