Uit onze Modern Work Scan bleek dat veel medewerkers worstelen met de hoeveelheid en de duur van vergaderingen. Maar vergaderingen zijn ook nodig. Als het goed is dragen ze bij aan een effectieve communicatie en samenwerking binnen een organisatie, en helpen ze om doelstellingen te bereiken. Hoe vind je toch het juiste evenwicht en zorgen we dat we efficiënter vergaderen?E
Effectiever vergaderen; zo doen wij dat
Door de uitkomsten van onze Modern Work Scan te verrijken met de resultaten van Viva Insights, krijg je nog meer inzicht. Zo geeft het je veel informatie over vergaderingen: zijn medewerkers veel aan het multitasken, zijn er bepaalde vergaderingen die (te) vaak terugkeren of worden vergaderingen te strak achter elkaar gepland? Twee maatregelen die snel en eenvoudig te nemen zijn, zijn deze:
- Vergaderingen standaard inkorten
In Outlook kun je afspraken en vergaderingen standaard inkorten. Zo maak je van een afspraak van een half uur 25 minuten en van een vergadering van een uur 50 minuten. Dat geeft je medewerkers de ruimte om even gebruik te maken van het toilet, koffie te halen of een paar ademhalingsoefeningen te doen.
- Train je medewerkers
Train je medewerkers hoe je efficiënt kunt vergaderen met behulp van digitale middelen. Zo kun je in plaats van notuleren op papier ervoor kiezen om dat direct in OneNote te doen, met de juiste afspraken kan dat zelfs gezamenlijk. Zo zijn de notulen en de actielijst al klaar als de vergadering wordt afgesloten.
