Bij deze klant wordt een fte-functie uitgevoerd door twee medewerkers. De werkoverdracht wordt bijgehouden door middel van aantekeningen in een boekje. In de gedeelde mailbox die ze samen in beheer hebben, worden mails doorgestuurd naar elkaar. Dat leek efficiënt, maar met twee betrokkenen ontstaat toch snel onduidelijkheid over wel of niet opgevolgde taken, al dan niet beantwoorde mails en andere werkzaamheden. Hoe kunnen twee mensen één overzicht creëren en de productiviteit samen verhogen?
Zo deden wij dat
Samen met beide medewerkers hebben we een OneNote ingericht waar beide personen tegelijk of los van elkaar in kunnen werken. Zo weet de een wat de ander heeft gedaan en andersom. Daarnaast hebben we hen gestructureerder leren werken met hun mailbox. De mails krijgen kleurtjes om te categoriseren welke opvolging nodig is en er kunnen direct acties aan gekoppeld worden.
Beide personen werken nu in één Outlook en OneNote en hebben altijd overzicht en identieke informatie ter beschikking. Onnodig mailverkeer is gestopt. Alle informatieoverdracht staat op één plek en het risico op ruis op de lijn is nagenoeg weg. Tijd dus om met z’n tweeën nóg efficiënter te zijn dan één alleen!
