Elke maand maken bijna vijftig miljoen mensen gebruik van WeTransfer om grote bestanden te delen. Ook veel organisaties gebruiken deze populaire dienst. We weten dat WeTransfer heel eenvoudig is in het gebruik. Toch is het niet slim om zo zakelijke bestanden te delen. De bestanden worden namelijk opgeslagen op een webserver binnen of buiten Europa. Als dat een webserver in Amerika is, dan zijn de bestanden in te zien door Amerikaanse inlichtingendiensten. Verstuur je de bestanden per ongeluk naar de verkeerde persoon? Dan kun je de e-mail niet intrekken. En zijn je bestanden eenmaal gedownload? Dan weet je niet wat er verder mee gebeurt.
Zo deden wij dat
Onlangs waren wij aan het werk bij een grote bierbrouwer. Ook daar werd WeTransfer veel gebruikt. Ineens WeTransfer blokkeren is niet de beste oplossing. Dan gaan medewerkers wellicht een andere oplossing zoeken, die mogelijk nog onveiliger is. We hebben daarom het management een aanpak in drie stappen aangeraden. Allereerst hebben we een goede OneDrive-omgeving geïmplementeerd. Vervolgens kregen mensen die naar WeTransfer.com bezochten een melding. Daarin stond dat het gebruik van WeTransfer tegen het bedrijfsbeleid is, waarom dat zo is en dat OneDrive een goed alternatief is. Daarnaast hebben wij gekeken wie de WeTransfer-gebruikers waren en die hebben we actief benaderd en getraind in het gebruik van OneDrive. Pas daarna hebben we de site van WeTransfer afgesloten voor medewerkers. Zo is de organisatie stapsgewijs overgegaan op een veiligere manier van grote documenten delen!
