Onlangs waren wij bij een grote autofabrikant aan het werk, met vestigingen over heel Europa. In zo’n omgeving moeten incidenten worden bijgehouden en dat deden ze trouw in Excel. De incident-manager gaf aan dat hij dit erg omslachtig en onduidelijk vond. Hij wist nooit precies wat de status van bepaalde incidenten was zonder de hele worksheet weer door te moeten ploeteren. Het bestand was te groot, te log, lastig leesbaar en heel statisch.
Zo deden wij dat
De groep mensen die over de incidentenmeldingen ging, hadden al een gezamenlijke Teamsomgeving, dus we hadden al snel een gebruiksvriendelijker oplossing bedacht: Microsoft Lists. Lists is algemeen beschikbaar in Microsoft Teams. Binnen deze app kun je heel eenvoudig zelf een lijst aanmaken waarvan je zelf de kolommen bepaalt. Zo hebben wij een List aangemaakt voor de incidenten, met kolommen als incidentdatum, de ernst van het incident en de status, het type, de locatie en de verdere details. De applicatie geeft ook meldingen aan mensen die genoemd worden bij zo’n incident.
Op deze manier hebben wij razendsnel een eigen flow gebouwd voor dit team. Deze oplossing is niet alleen veel eenvoudiger en visueler, je kunt ook eenvoudig linkjes toevoegen naar andere media zoals bijvoorbeeld een filmpje van het incident op een ander kanaal. Nu wordt iedereen automatisch op de hoogte gehouden van wat de stand van zaken is en wie aan zet is in het proces.
