Binnen onderwijsinstellingen wordt een enorme hoeveelheid kennis ontwikkeld. We merken dat er weinig afspraken zijn gemaakt over de juiste manier en locatie om deze informatie op te slaan. Hoewel eigen persoonlijke informatie makkelijk gevonden wordt, blijkt het lastig te zijn om informatie van collega’s te vinden. Iedereen slaat namelijk zijn of haar bestanden op op een plek naar voorkeur.
Hoe wij helpen
Naast het opslaan en delen van informatie in verschillende applicaties van Microsoft, wordt ook Dropbox en WeTransfer gebruikt. Zo is er geen overzicht waar informatie opgeslagen staat. Het gebruik van verschillende platforms vormt tevens een risico voor de veiligheid van de moderne werkplek. We weten namelijk niet waar in de wereld jouw bestanden – die op Dropbox en WeTransfer staan – opgeslagen worden. Bij Microsoft weten we dit wel en kun je nog extra beveiligingsopties toevoegen.
Ons advies is daarom om alle bestanden binnen één omgeving op te slaan, zoals Microsoft 365. Met de zoekfunctie van Microsoft via www.office.com vind je bestanden door te zoeken naar bestandsnaam. Zo hoef je niet door mappen te bladeren. Wat daarnaast helpt is om afspraken te maken over de structuur en benaming van bestanden, zodat iedereen op dezelfde manier bestanden opslaat. Hierdoor wordt informatie binnen de onderwijsinstellingen makkelijk vindbaar en toepasbaar.
