Maak je delivery-proces een stuk slimmer

Leestijd: < 1 minuut

Bij 1uur.nu hebben we een nieuwe afdeling, namelijk Project Management Office (PMO). Deze afdeling schakelt dagelijks met onze klanten en trainers om de planningen van onze adoptietrajecten concreet te maken. Om dit efficiënt te doen, heeft de afdeling informatie nodig vanuit sales. Hierna wordt deze informatie verwerkt door onze (financiële) administratie. Oftewel: in dit delivery-proces werken diverse afdelingen samen. Dat vraagt om een goed overzicht en eenvoudige werkroutines. Met Microsoft Planner en Power Automate hebben we dit proces overzichtelijk gemaakt. 

Zo deden wij dat

We zijn gestart met het in kaart brengen van de verschillende fases van ons delivery-proces, van aankomende projecten tot het afronden van een traject. Vervolgens hebben we een Planner aangemaakt in het Teams-kanaal van PMO. Hier heeft elke fase een bucket gekregen, met een aparte taak voor elk traject. Per taak worden de benodigde personen, documenten en to do’s gekoppeld. Onderaan in de opmerkingen plaatsen we onze vragen en antwoorden.  

Daarna hebben we in dit overzicht met Power Automate diverse stappen geautomatiseerd. Als voorbeeld: wanneer een taak in een fase klaar is, klik je op “voltooien”. Hierna wordt er automatisch een nieuwe taak in de volgende fase aangemaakt met de benodigde to do’s.  

Het overzicht in de Planner is tevens de basis voor ons wekelijks delivery-overleg. Trajecten of onderwerpen die hier besproken moeten worden, krijgen het label “delivery-overleg”. Zo bespreken in het overleg alleen de relevante onderwerpen. Deze nieuwe werkwijze heeft ervoor gezorgd dat ons wekelijks overleg een half uur korter duurt! 

Deel dit artikel: 

Lees verder

In deze blog deelt Karin, adoptieconsultant bij 1uur.nu, waardevolle inzichten en praktische tips voor effectief stakeholdermanagement
31 mei 2023

Leestijd: 3 minuten Voor succesvolle projecten zijn projectleiders van onschatbare waarde, maar zij zijn zeker niet de enige sleutel tot succes. Een goede samenwerking...

25 mei 2023

Leestijd: < 1 minuut Elke organisatie heeft overkoepelende organisatiedoelstellingen. Daarnaast hebben ook afdelingen en individuele medewerkers hun eigen doelstellingen. Als het goed is, zijn die...

25 mei 2023

Leestijd: < 1 minuut Viva Insights geeft je inzicht in de werkgewoonten van je medewerkers. Dat helpt je hun werkgeluk te verbeteren. Maar zo’n analyse...

16 mei 2023

Leestijd: < 1 minuut Bij veel organisaties, zoals overheidsinstanties, hebben medewerkers steeds vaker te maken met klanten of bezoekers die de Nederlandse taal niet machtig...

16 mei 2023

Leestijd: < 1 minuut Herken je dit? Je maakt een document, slaat het op en mailt het naar een collega. Wat gebeurt er daarna met...

16 mei 2023

Leestijd: < 1 minuut Je werkt samen met je team aan een document. Heen en weer mailen met bijlagen, dat is sinds de introductie van...

Schrijf je in voor onze maandelijkse nieuwsbrief

1uur.nu gebruikt cookies voor website-optimalisatie.
Klik hier voor meer uitleg.