‘Ik blijf maar zoeken door alle mappen in Outlook om te zien welke mails zijn opgevolgd en voor welke we nog wachten op reactie.’ Dit is lastig. Zeker als PA, want het overzicht is weg, je verliest tijd aan zoeken en het schept onduidelijkheid in de samenwerking met de directeur. Hoe kan dit eenvoudiger? Een snelle stap biedt de uitkomst.
Zo deden wij dat
Een druk e-mailende directeur zet veel vragen uit. Direct reactie ontvangen is een utopie, dus wordt gewacht op antwoord. De directiesecretaresse moet het overzicht bewaren en de directeur up to date houden, maar de ene mail is nu eenmaal sneller opgelost dan de andere. Komt er een mail binnen? Dan checkt zij eerst of een eerder gestuurde mail al is beantwoord. Een paar keer per week loopt zij alle mappen na om te checken welke berichten nog uitstaan. Een omslachtig en foutgevoelig proces.
Met ons voorstel om een ‘snelle stap’ toe te voegen in Outlook is de PA enorm geholpen. Zoekt zij een specifieke e-mail? Met één druk op de knop is de betreffende e-mail te vinden op de takenlijst in Outlook, in de categorie ‘wachten op…’. Alle mails die in de wachtstand zijn gezet, staan nu handig onder elkaar in de takenlijst. Is reactie op de mail ontvangen? Dan vink je deze af en blijft de takenlijst up to date.
Geen tijd meer kwijt zijn aan zoektochten in Outlook; wel overzicht en duidelijkheid. Dit neemt de onrust van het vergeten van belangrijke e-mails weg en zorgt ook nog eens voor tijdwinst!
