Het is vast een herkenbare situatie: wil je het net ophalen bij één van je klanten, dan mail je het betreffende document naar verschillende personen binnen dat bedrijf. Als eenmaal alle feedback is verzameld en je die hebt verwerkt, dan volgt een tweede versie, die je ook weer per mail verstuurt.
Dit kan wel een aantal rondes aanhouden. Naast dat dit je veel tijd en een volle mailbox kost, kan het ook nog zorgen voor verwarring: wat is nu de laatste versie? Dit proces kan slimmer en efficiënter!
Zo deden wij dat
We voegen een externe partij toe aan de ‘eigen’ Microsoft Teams-omgeving. Zo kan er met externe personen worden samengewerkt in één document. Reviews kunnen nu live gegeven worden en werken in verschillende versies wordt zo voorkomen. Het document delen gebeurt via SharePoint of OneDrive in plaats van via de mail.
De versiegeschiedenis is altijd en overal in te zien. Iedere betrokkene weet precies wie wat wanneer heeft veranderd. Trouwens, je kan er ook voor kiezen om personen verschillende bevoegdheden te geven. Zo kan je een document delen ‘ter inzage’, en hoef je het document niet meer als pdf-bestand op te slaan.
Dus: samenwerken in documenten met externe partijen via de ‘eigen’ Microsoft Teams-omgeving bespaart tijd, mailcontact, verwarring én frustratie!
