Als supportteam krijg je de hele dag te maken met dezelfde soort vragen. Zo ook bij een klant van ons. Dit installatiebedrijf krijgt aan de lopende band vragen van leden over corona, over de situatie in Oekraïne, over installaties en natuurlijk over certificeringen en ISO-normen. Voorheen hadden alle medewerkers van het supportteam toegang tot een gedeelde folder in de cloud met allerlei submapjes waarin vervolgens weer verschillende Word-documentjes stonden met mogelijke vragen over veelvoorkomende onderwerpen. Handig, maar wel erg omslachtig. Soms moest iemand wel zeven keer klikken voor het juiste document met de relevante tekst was geopend.
Zo deden wij dat
Voor het telefoonteam van deze klant hebben we inmiddels OneNote ingezet. Door een aantal tabbladen aan te maken met de onderwerpen waar vaak over gebeld wordt, kunnen de medewerkers veel sneller de juiste standaard tekst vinden. Bovendien, als ergens iets aangepast moet worden – omdat de informatie achterhaald is of omdat er bijvoorbeeld een typefout in staat – is dat direct voor iedereen zichtbaar. Een eenvoudige oplossing, maar voor dit team een echte eyeopener die nu al zorgt voor veel tijdsbesparing.
