Hoe zorg ik ervoor dat het papiergebruik binnen mijn organisatie wordt teruggedrongen?
Zo deden wij dat
Veel mensen zeulen dagelijks nog een flinke stapel papier met zich mee. Uitgeprinte documenten zorgen er voor hen voor dat ze het gevoel hebben alle relevante informatie altijd bij zich te hebben.
Onnodig! 1uur.nu legde daarom tijdens een inspiratiesessie over Office 365 uit hoe de toepassing OneNote gebruikt kan worden om die papieren berg achter je te laten. OneNote is een digitaal notitieboek met een applicatie voor op je computer, telefoon en tablet. De notities worden gesynchroniseerd, zodat op elk apparaat de laatste versie staat.
De aanwezigen sloegen hier direct op aan. Fantastisch, vond een van de aanwezigen: hij tilde zijn loodzware tas op en schudden deze leeg boven de tafel. Laat maar eens zien wat daarin zit, dan!
Het team bekeek de stapel vel na vel: actielijsten, aantekeningen, artikelen. Voor elk document werd bedacht hoe deze gedigitaliseerd kon worden. De deelnemer had zijn aantekeningen bijvoorbeeld voorzien van tekentjes zoals sterren, cirkels, uitroeptekens voor taken, vragen en punten om te onthouden. Het team legde uit hoe ook dit binnen OneNote overgenomen kan worden. Nog handiger: binnen de tool is het mogelijk om bijvoorbeeld alle sterretjes in één keer op te vragen. Het is niet nodig om het hele notitieblok door de bladeren.
Een andere mooie functie is het aanbrengen van arceringen en kanttekeningen in documenten, zoals artikelen met een tablet. Uiteindelijk bleek er weinig in de papieren stapel te zijn wat niet digitaal kon met OneNote. De deelnemer werkt nu volledig digitaal, met alleen een laptop in zijn tas.
