Grote fabrieken en productiehallen kregen tijdens de coronacrisis te maken met een grote uitdaging. Waar op dit soort locaties normaliter veel mensen samen in dezelfde ruimte werken om de productie goed te laten verlopen, moesten de aantallen medewerkers nu worden verlaagd. In bijzondere omstandigheden als deze zijn minder medewerkers beschikbaar en worden organisaties gedwongen de roosters aan te passen naar lagere aantallen medewerkers.
Omdat productieprocessen niet zomaar stilgelegd kunnen worden en thuiswerken ook geen optie is, werd gezocht naar een andere oplossing. In deze situatie is het werken in ploegendiensten een uitkomst. Om het contact tot het minimum te beperken, vond alleen een (mondelinge) overdracht plaats tussen teamleiders. Hierdoor werden inhoudelijk belangrijke zaken vergeten en ploegen-overschrijdende taken vielen tussen wal en schip. Om toch gestructureerd te blijven werken en altijd up-to-date te zijn van de ontwikkelingen, hebben we de betreffende organisatie kennis laten maken met OneNote en Planner.
Zo deden wij dat
We hebben in OneNote een duidelijke structuur aangebracht. Ploegen houden nu de hele dag een logboek bij en markeren daarin de belangrijke zaken. Hierdoor is direct duidelijk wat op de werkvloer speelt. Daarnaast worden de taken die niet afgerond zijn, in Planner gezet en direct aan een andere collega toegewezen voor de volgende dienst. Deze manier van werken helpt enorm om de overdracht zo volledig mogelijk te laten verlopen. En de intensieve contactmomenten tussen de teamleiders zijn ook overbodig geworden. Resultaat: structuur, overzicht én tijdswinst!
