Medewerkers mogen steeds vaker weer naar kantoor maar moeten daarvoor wel vooraf hun aanwezigheid kenbaar maken. Veel organisaties stoeien met de wijze waarop zij de aanwezigheid van medewerkers kunnen bijhouden om geen overbezetting te creeëren. Want hoe zorg ik ervoor dat ik weet wanneer, welke medewerker op kantoor is en er geen overbezetting is?
Zo deden wij dat
Bij een grote organisatie moesten medewerkers hun aanwezigheid op kantoor per e-mail indienen. Als een aanvraag binnenkwam was het aan de manager om de aanvragen op één hoop te gooien en te bepalen welke aanvragen wel of niet goedgekeurd konden worden. Een lastige en complexe logistieke puzzel die, onder andere door het vele e-mailverkeer, enorm veel tijd kostte.
Om deze werkwijze efficiënter te laten lopen, hebben we dit proces geautomatiseerd met behulp van Power Automate. Wanneer nu een aanvraag voor het werken op kantoor wordt ingediend, wordt automatisch naar de reeds ingediende aanvragen gekeken. Hierdoor vindt direct een terugkoppeling plaats. Hierdoor is er nooit een overbezetting op de werkvloer, worden de coronaregels gewaarborgd en kunnen medewerkers weer veilig naar kantoor.
