Veilig werken bestaat uit veel onderdelen. Ter vergelijking: spaargeld stop je in een kluis of zet je op de bank, in plaats van het onder je matras te leggen. En, als je de deur uitgaat, zorg je dat alle ramen en deuren goed op slot zijn. Deze principes gelden ook voor een digitale omgeving.
Veilig werken begint dan ook alle belangrijke informatie netjes organiseren en zorgen dat vreemden hier niet bij kunnen. Voor medewerkers is het dan belangrijk om te weten waar ze hun informatie zorgvuldig op kunnen bergen. We zien vaak bij organisaties dat documenten op verschillende plekken worden opgeslagen, van de lokale harde schijf, de fileserver tot diverse plekken in de cloud.
Zo deden wij dat
Door af te spreken dat altijd alle bestanden binnen Microsoft 365 (in OneDrive, SharePoint of Teams) worden opgeslagen, sluit je eenvoudig je digitale deur sluiten voor wie niet naar binnen mag. En je kunt de deur openzetten voor wie welkom is. Zo kun je bepaalde informatie delen met externen – al dan niet met een einddatum – zonder dat zij toegang hebben tot andere bestanden. Dat geldt natuurlijk ook intern. De informatie van de finance-afdeling scherm je af van andere afdelingen door bijvoorbeeld een privé-kanaal aan te maken of door de SharePoint-permissies aan te passen.
