Zo maak je je contractmanagement een stuk slimmer

Leestijd: < 1 minuut

Als je te maken hebt met veel verschillende leveranciers, kan het beheren van contracten veel werk met zich meebrengen. Als je dat dan ook nog eens doet via e-mail, en contracten ondertekent met ‘natte krabbels’, kan het voorkomen dat je tussen de bomen het bos niet meer ziet. Welke contracten staan nog open, welke zijn het goedkeuringsproces ingegaan en welke zijn al daadwerkelijk goedgekeurd? Hoe vertel je alle stakeholders waar het contract zich bevindt in het hele proces? Wat doe je als iemand met een cruciale rol in dit proces ziek wordt of de organisatie verlaat. Tot het contract daadwerkelijk in de uiteindelijke portal was geüpload, was de status niet duidelijk. Het contractmanagement kon slimmer en vooral ook een stuk transparanter, vonden wij.

Zo deden wij dat

We hebben, samen met medewerkers van de betreffende fabrikant, het hele proces ontleed. Welke informatie raakt er kwijt, waar in het proces is meer behoefte aan transparantie en hoe kun je het proces digitaliseren met behulp van Office 365-functionaliteiten. De opdrachtgever wilde het digitaliseren van het proces zelf uitvoeren, wij hebben slechts de juiste handvatten gegeven. Uiteindelijk zijn met Microsoft Forms invulformulieren gemaakt om aanvragen in te dienen. Power Automate is ingezet om approval-flows te creëren waarmee de juiste aanvraag bij de juiste persoon terechtkomt. Door middel van een speciale digitale ondertekenapplicatie kunnen nu de contracten worden ondertekend. In Microsoft Teams communiceren medewerkers en vendoren over de contractaanvragen en kunnen alle documenten worden teruggevonden. Zo hebben we ondersteund bij het neerzetten van een relatief eenvoudige oplossing die niet alleen enorm veel tijd bespaart, maar ook zorgt voor een veel transparanter proces.

Deel dit artikel: 

Lees verder

27 september 2023

Leestijd: 5 minuten Er wordt veel geschreven en gesproken over cybersecurity, met termen als spoofing, malware en phishing. Voor de meeste medewerkers is dit...

25 september 2023

Leestijd: 2 minuten Op 1 september hebben we onze nieuwe collega Matthijs van den Langenberg welkom geheten! Matthijs is binnen 1uur.nu aan de slag...

Missers hybride vergaderen
22 september 2023

Leestijd: 2 minuten Hybride werken heeft de manier waarop we vergaderen veranderd. Hoewel hybride vergaderen veel voordelen biedt, zijn er ook enkele veelvoorkomende missers...

Navigeren in de kennisjungle met Microsoft Viva (1200 x 738 px)
12 september 2023

Leestijd: 3 minuten Een optimale, efficiënte samenwerking binnen samenwerkende teams, welke manager wil dat niet?! Een veelvoorkomend struikelblok is echter het vinden en delen...

cultuurverandering
1 september 2023

Leestijd: 2 minuten Bij retailorganisaties, zoals supermarktketens, kan het moeilijk zijn om de medewerkers op de werkvloer te verbinden met het hoofdkantoor. Vaak zijn...

Een digitale transformatie vraagt een doordachte benadering van IT-managers. In deze blog vertelt Claudia waar je aan moet denken.
28 augustus 2023

Leestijd: 3 minuten Elke transformatie begint met het maken van de juiste strategische keuzes. In commerciële bedrijven draait het om kwaliteit leveren aan klanten,...

Schrijf je in voor onze maandelijkse nieuwsbrief

Op de hoogte blijven?

Schrijf je in voor de nieuwsbrief en ontvang elke maand:

1uur.nu gebruikt cookies voor website-optimalisatie.
Klik hier voor meer uitleg.