Als je te maken hebt met veel verschillende leveranciers, kan het beheren van contracten veel werk met zich meebrengen. Als je dat dan ook nog eens doet via e-mail, en contracten ondertekent met ‘natte krabbels’, kan het voorkomen dat je tussen de bomen het bos niet meer ziet. Welke contracten staan nog open, welke zijn het goedkeuringsproces ingegaan en welke zijn al daadwerkelijk goedgekeurd? Hoe vertel je alle stakeholders waar het contract zich bevindt in het hele proces? Wat doe je als iemand met een cruciale rol in dit proces ziek wordt of de organisatie verlaat. Tot het contract daadwerkelijk in de uiteindelijke portal was geüpload, was de status niet duidelijk. Het contractmanagement kon slimmer en vooral ook een stuk transparanter, vonden wij.
Zo deden wij dat
We hebben, samen met medewerkers van de betreffende fabrikant, het hele proces ontleed. Welke informatie raakt er kwijt, waar in het proces is meer behoefte aan transparantie en hoe kun je het proces digitaliseren met behulp van Office 365-functionaliteiten. De opdrachtgever wilde het digitaliseren van het proces zelf uitvoeren, wij hebben slechts de juiste handvatten gegeven. Uiteindelijk zijn met Microsoft Forms invulformulieren gemaakt om aanvragen in te dienen. Power Automate is ingezet om approval-flows te creëren waarmee de juiste aanvraag bij de juiste persoon terechtkomt. Door middel van een speciale digitale ondertekenapplicatie kunnen nu de contracten worden ondertekend. In Microsoft Teams communiceren medewerkers en vendoren over de contractaanvragen en kunnen alle documenten worden teruggevonden. Zo hebben we ondersteund bij het neerzetten van een relatief eenvoudige oplossing die niet alleen enorm veel tijd bespaart, maar ook zorgt voor een veel transparanter proces.
