Hoe zorg ik ervoor dat mondelinge afspraken, besprekingen en overdrachten niet in het luchtledige blijven hangen en vergeten worden?
Zo deden wij dat
PA’s zorgen er dagelijks voor dat directeuren optimaal kunnen werken. Vooruitdenken, adviseren, ontzorgen, regelen en soms een ‘al gedaan’ voordat het is gevraagd. Als een directeur van overleg naar overleg gaat is er niet altijd tijd om tussendoor met elkaar te praten over acties, waardoor de ‘al gedaan’ steeds zeldzamer wordt.
Bovendien werden ook bij deze organisatie weleens acties vergeten omdat ze ‘snel tussendoor’ telefonisch werden besproken. Was er geen tijd voor een belletje, dan werden taken pas aan het einde van de dag besproken.
Met OneNote kan dit efficiënter. De directeur maakt nu tijdens de vergaderingen aantekeningen in een gedeeld notitieboek. De acties waar de personal assistent ‘iets mee moet’ worden gemarkeerd. De PA kan op de markering zoeken in OneNote. Hierdoor worden acties direct gelezen en uitgevoerd. Als de directeur aan het einde van de dag het kantoor weer binnenloopt zijn de meeste acties ‘al gedaan’: ideaal.
