Onze klant had al lange tijd te maken met inefficiënte interne communicatie. Medewerkers gaven regelmatig aan berichten niet te hebben gelezen, moeilijk belangrijke documenten konden vinden en een gebrek aan duidelijke communicatiekanalen. Tijd voor verbetering!
Verouderd intranet in een nieuw jasje
Het huidige intranet was verouderd, moeilijk toegankelijk voor hybride werkers en niet gesegmenteerd op doelgroepen. Om de communicatie binnen de organisatie te verbeteren, hebben wij uitgebreid onderzoek gedaan naar de communicatiebehoeften van de medewerkers. Dit hebben we gedaan door middel van interviews en enquêtes met medewerkers uit verschillende afdelingen en op verschillende functieniveaus.
Effectieve communicatiestrategie
Op basis van ons onderzoek hebben we een communicatiestrategie opgebouwd die gericht was op het verbeteren van de toegankelijkheid van informatie en het versterken van de interne verbondenheid. We hebben naar aanleiding van de opgehaalde informatie uit de organisatie uitgebreide user-stories beschreven voor verschillende persona’s, om een goed begrip te creeëren van de behoeften van de verschillende medewerkers.
Viva Connections als communicatieplatform
Met deze informatie hebben we vervolgens het functioneel design gemaakt voor een nieuw communicatieplatform dat gericht was op het verbeteren van de interne communicatie: Viva Connections. Dit platform biedt medewerkers toegang tot een centraal documentenportaal, een intranet met actuele informatie en nieuws, toegang tot bedrijfsapplicaties en verschillende digitale kanalen voor het delen van informatie en het voeren van discussies. Een groot voordeel van Viva Connections is dat de informatie specifiek is afgestemd op de medewerker, waardoor zij nooit onnodige informatie ontvangen.
Viva Connections als one-shop-stop
Daarnaast hebben we er voor gezorgd dat de medewerkers extra gemotiveerd zijn om het platform te gebruiken door de toevoeging van bedrijfsapplicaties. Dit platform is goed toegankelijk via Microsoft Teams, waardoor medewerkers direct toegang hebben tot alle informatie via de moderne werkplek.
De integratie van bedrijfsapplicaties en Microsoft 365 biedt medewerkers de mogelijkheid om direct toegang te krijgen tot belangrijke tools en informatie die zij nodig hebben om hun werk te doen, zoals CRM-systemen, HR-systemen en projectmanagement-tools. Door deze functionaliteiten te combineren met een communicatieplatform, wordt Viva Connections een one-stop-shop voor medewerkers waar zij al hun werkgerelateerde informatie en tools kunnen vinden. Dit verhoogt de waarde van het platform omdat het medewerkers aanzet om het platform vaker te bezoeken en te gebruiken.
Het resultaat
Onze experts hebben alles klaargemaakt voor de implementatie van Microsoft Viva Connections als communicatieplatform voor onze klant. We hebben rekening gehouden met hun specifieke behoeften en deze vertaald naar een functioneel design. Onze klant is nu in staat om met deze oplossing aan de slag te gaan om de interne communicatie binnen hun organisatie te verbeteren.
Aan de slag met Viva Connections?
Wil jij ook aan de slag met Viva Connections of wil je vrijblijvend in gesprek om de waarde van Viva Connections voor jouw organisatie te bespreken? Neem contact op via info@1uur.nu of bel naar 0183-512 253. Wij helpen je graag!
