Kunstmatige intelligentie (AI) ontwikkelt zich razendsnel. Ook binnen gemeenten groeit de behoefte om efficiënter, slimmer en veiliger te werken. Veel organisaties starten vanuit nieuwsgierigheid met Copilot, maar ontdekken al snel dat de echte waarde valt of staat met de juiste adoptie. Gemeente Westland wilde daarom niet zomaar experimenteren, maar gestructureerd ontdekken waar Copilot in de dagelijkse praktijk écht tijd bespaart en waarde toevoegt.
Met ondersteuning van 1uur.nu ging een diverse pilotgroep van ruim 40 medewerkers aan de slag. Het resultaat: deelnemers hebben helder inzicht gekregen in wat AI in de praktijk kan betekenen en er zijn concrete toepassingen ontstaan die dagelijks tijd winnen. We spreken hierover met Mervyn Wiskerke, Strategisch Informatiemanager, en Jeffrey Schoneveld, Projectleider I-Domein/Informatievoorziening bij de gemeente Westland.
De uitdaging: Van losse initiatieven naar een veilige aanpak
Binnen de gemeente Westland werd er op verschillende afdelingen al geëxperimenteerd met AI-tools. Dat gebeurde enthousiast, maar nog versnipperd.
“We zagen productiviteitstools zoals Copilot en AI-functionaliteiten in vakapplicaties terugkomen, maar het bleef allemaal een beetje los van elkaar”, vertelt Mervyn.
Als Microsoft-gemeente was de keuze voor Microsoft Copilot een logische vervolgstap. Veiligheid en privacy gaven hierbij de doorslag. Mervyn: “Met Copilot blijft al je data binnen je eigen vertrouwde Microsoft-tenant. Dat geeft een veilig gevoel, zeker wanneer je werkt met gevoelige gemeentelijke informatie.”
Om te onderzoeken wat Copilot in de praktijk oplevert, vormde de gemeente een pilotgroep met ruim 40 medewerkers uit de hele organisatie: van HR en Communicatie tot Juridische Zaken en IT.
De behoefte aan adoptieconsultancy
Om de pilot gestructureerd te begeleiden, zocht gemeente Westland een partner met bewezen ervaring in adoptietrajecten. De keuze viel daarom op 1uur.nu.
Jeffrey geeft aan: “1uur.nu had vooraf een heel duidelijk plan van aanpak en heldere documentatie. Dat zij gecertificeerd zijn en al vergelijkbare trajecten bij andere organisaties hadden uitgevoerd, gaf ons direct het vertrouwen dat zij over de juiste expertise beschikken om ons hierin te begeleiden.”
Bijsturen in het traject: De kracht van hands-on workshops
Elk adoptietraject vraagt om wendbaarheid. In de eerste fase lag de nadruk voornamelijk op theorie en de basisfunctionaliteiten van Copilot.
“Medewerkers kwamen super enthousiast uit de eerste sessies, maar vervielen door de waan van de dag snel weer in hun oude patronen,” legt Mervyn uit. “Toen we dit terugkoppelden aan 1uur.nu, hebben we samen geschakeld en een extra ‘hands-on’ praktijkworkshop ingezet. Daarin doorliepen medewerkers zelf de basis van Copilot, maar dan door écht zelf aan de knoppen te zitten en het direct in te praktijk uit te proberen.”
Deze praktische insteek bleek beter aan te slaan bij de deelnemers. Door direct te oefenen met eigen documenten en werksituaties, zagen deelnemers meteen wat Copilot in hun dagelijkse werk kan betekenen.
Van mogelijkheden naar concrete toepassingen
Gedurende de praktijksessies kwamen verschillende concrete toepassingen (use cases) naar voren:
- Efficiënter overleggen: het automatisch transcriberen, samenvatten en notuleren van vergaderingen bespaart veel tijd en zorgt voor betere opvolging.
- Begrijpelijke bewonerscommunicatie: de afdeling Communicatie richtte een specifieke instructie/Agent in om teksten direct om te zetten naar B1-taalniveau, afgestemd op de gemeentelijke schrijfregels.
- Snellere adviesvorming: juridische en beleidsafdelingen gebruiken Copilot om sneller eerste opzetten van concepten en beleidsstukken uit te werken.
De belangrijkste inzichten
Een geslaagd adoptietraject valt of staat met de juiste aanpak. De belangrijkste inzichten uit de pilot bij gemeente Westland:
- Kies voor een veilige basis: gebruik Copilot binnen de eigen tenant om privacy en datasecuriteit te waarborgen.
- Leren door te doen: korte theorie werkt het beste als deze direct wordt opgevolgd door praktische workshops met eigen casuïstiek.
- Blijf wendbaar: evalueer tussentijds met je adoptiepartner en stuur het programma bij op basis van de behoefte van de organisatie.
Hoe nu verder?
De pilot heeft de gemeente Westland een helder fundament opgeleverd. Medewerkers die enthousiast zijn geworden, kunnen nu een Copilot-licentie aanvragen. De vervolgstap is het verder aanjagen van het gebruik van Copilot via een structureel leerpad en interne kennisdeling.
Mervyn blikt positief terug: “Het is heel waardevol om zo’n traject te starten met externe begeleiding die snapt hoe het werkt. Het helpt je om gestructureerd aan adoptie te werken, in plaats van dat je zelf blijft zoeken naar de juiste aanpak.”
Maak met uw gemeente ook de stap van theorie naar de praktijk?
Met onze Hands-on training Copilot gaan medewerkers onder deskundige begeleiding direct aan de slag met hun eigen dagelijkse werkzaamheden, documenten en casuïstiek. Zo ontdekken ze meteen de echte waarde van AI in een veilige omgeving en voorkomen we dat opgedane kennis wegzakt in de waan van de dag. Meer weten hoe wij u kunnen helpen? Neem contact op via info@1uur.nu of geef ons een belletje op 0183-512 253.
